Giới thiệu Module Đơn hàng

Module Đơn hàng là nơi quản lý tất cả các đơn loại chuyển hàng, gửi hãng vận chuyển được gửi từ website do Nhanh.vn cung cấp, website tích hợp api với Nhanh.vn, Vật Giá, các đơn tự vận chuyển của doanh nghiệp.

I. Các khái niệm trong module Đơn hàng:

- Cửa hàng/kho: nơi hãng vận chuyển/doanh nghiệp sẽ lấy hàng để gửi cho khách hàng.

- Tên, số điện thoại, địa chỉ, quận huyện khách hàng: thông tin khách hàng bắt buộc cần khai báo (nếu dùng hãng vận chuyển thì bắt buộc phải điền địa chỉ, chọn quận huyện để load bảng giá hãng vận chuyển).

- Nhân viên bán hàng: là nhân viên liên hệ, chăm sóc khách hàng.

- Ghi chú khách hàng, Ghi chú của CSKH: lời nhắn của khách hàng và CSKH đối với đơn hàng được đặt.

- Loại đơn: có các loại: Chuyển hàng, Mua tại quầy, Đặt cọc, Đổi quà. Trong đó:

+ Mua tại quầy là đơn sẽ phải chuyển sang bên giao diện bán lẻ thì đơn hàng mới thành công.

+ Đặt cọc: là đơn sẽ không ghi nhận vào trạng thái tạm giữ.

+ Đổi quà: là loại đơn đặc biệt, dùng tính năng đổi điểm tích lũy thành quà tặng ở trên website.

- Loại chuyển hàng: [G] chuyển hàng tận nhà, [Đ] Đổi sản phẩm, [T] Trả hàng.

+ Chuyển hàng tận nhà (G): Loại đơn này dùng để ghi nhận việc doanh nghiệp giao hàng cho khách hàng.

+ Đổi sản phẩm (Đ): Loại đơn này dùng khi khách hàng đã gửi trả lại hàng cũ/hàng lỗi cho người bán, đơn hàng này được dùng để ghi nhận việc doanh nghiệp đã giao lại hàng mới cho khách hàng. Giá sản phẩm = 0, khi lưu đơn trạng thái đơn hàng sẽ là thành công và không tạo phiếu XNK
+ Khách trả lại hàng (T): Loại đơn này dùng để ghi nhận việc khách trả lại sản phẩm đã mua. Tạo trực tiếp hoặc tạo từ đơn hàng đã bán trước đó, khi lưu đơn trạng thái đơn hàng sẽ là thành công và tạo phiếu XNK Nhập [G].

- Tự vận chuyển: doanh nghiệp muốn tự vận chuyển đơn hàng thì sẽ chọn loại này, không bắt buộc điền thành phố, quận huyện, không hiện bảng giá hãng vận chuyển.

- Phí vận chuyển thu của khách: là phí vận chuyển + phí COD phải thu của khách hàng.

- Bảng giá hàng vận chuyển: phí thu của khách theo các hãng vận chuyển = phí vận chuyển + phí COD ; chỉ hiện khi điền địa chỉ khách hàng.

- Cho phép xem trước khi nhận: tích cái này thì khi in đơn hàng sẽ hiện dòng text "Có cho khách xem hàng", mặc định là tích.

- Lấy theo tổng phí: tích chọn thì phí vận chuyển sẽ tự động nhảy theo giá hãng vận chuyển chọn.

- Thu/Trả người nhận: số tiền hãng vận chuyển phải thu/trả của người nhận tùy thuộc vào số tiền mà khách đặt cọc.

- Thu/Trả người gửi: số tiền doanh nghiệp nhận được từ hãng vận chuyển hoặc số tiền doanh nghiệp phải trả cho hãng vận chuyển tùy thuộc vào số tiền mà khách đặt cọc.

- Đặt cọc: ghi nhận khách thanh toán trước bằng tiền mặt, với doanh nghiệp sử dụng kế toán cần chọn tài khoản tiền mặt.

- Chuyển khoản: ghi nhận số tiền khách hàng thanh toán trước bằng chuyển khoản, với doanh nghiệp sử dụng kế toán cần chọn tài khoản ngân hàng

- Bỏ chiết khấu tự động: bỏ chiết khấu theo chương trình khuyến mãi áp dụng cho đơn hàng.

- Mã coupon: mã coupon chiết khấu của đơn hàng.

- Chiết khấu: chiết khấu tay theo đơn hàng, sản phẩm.

- Trạng thái đơn hàng:

- Biên bản bàn giao: giúp quản lý các đơn hàng gửi sang hãng vận chuyển một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

- Tour: dùng cho doanh nghiệp nào tự có đội ngũ vận chuyển riêng, tự quản lý các đơn hàng gửi cho khách.

- Đối soát: Nhanh.vn sẽ đối soát các đơn hàng gửi qua hãng vận chuyển để gửi tiền cho doanh nghiệp.

II. Nghiệp vụ tạo, xử lý đơn hàng:

1- Khách hàng đặt đơn hàng:

- Đặt hàng trên website: khách đặt hàng và điền thông tin ở trang thanh toán trên các website mà Nhanh.vn cung cấp, các trang kết nối api với Nhanh.vn, các đơn đặt trên Vật giá/Lazada -> đơn hàng sẽ chuyển về Danh sách đơn hàng.

- Khách gọi điện thoại đến doanh nghiệp:

+ Doanh nghiệp vào tạo đơn hàng trong hệ thống, điền đấy đủ các thông tin khách hàng, báo cho khách về phí vận chuyển (nếu có)

+ Doanh nghiệp import đơn hàng để tạo nhiều đơn hàng cùng lúc lên hệ thống.

- Khách gọi điện đến tài khoản cá nhân: tài khoản cá nhân vào tạo đơn hàng lẻ miễn phí mà Nhanh.vn cung cấp.

2- Chăm sóc, xác nhận lại đơn hàng:

Doanh nghiệp gọi điện lại cho khách để xác nhận lại đơn hàng -> Đơn hàng sẽ chuyển sang các trạng thái: đang xác nhận, đã xác nhận.

3- In và Đóng gói sản phẩm.

4- Tạo biên bản bàn giao:

Tập hợp các đơn hàng cùng 1 hãng vận chuyển -> tạo biên bản bàn giao, thêm các đơn hàng vào biên bản bàn giao -> Kích gửi sang hãng vận chuyển -> In biên bản bàn giao giao cho hãng vận chuyển đến lấy hàng.

5- Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển

- Khi kích gửi sang hãng vận chuyển thì trạng thái tự động chuyển sang là Chờ đi nhận -> Hãng khi nào nhận được hàng sẽ chuyển trạng thái sang Đang chuyển để ghi nhận là đang chuyển hàng cho khách.

- Doanh nghiệp tự vận chuyển hàng sang cho khách hàng -> doanh nghiệp đổi trạng thái sang hãng vận chuyển.

6- Hãng vận chuyển thay đổi trạng thái -> Cập nhật lịch trình về Nhanh.vn: 

7- Nhận lại hàng Đang chuyển hoàn và chuyển trạng thái đơn hàng về Đã chuyển hoàn.

8- Chuyển trạng thái Thành công:

- Do hãng vận chuyển đổi khi đơn hàng gửi sang hãng vận chuyển, hàng được chuyển hành công.

- Doanh nghiệp tự đổi trạng thái đơn hàng khi đã chuyển hàng thành công cho khách.

9- Đối soát đơn hàng:

Chỉ đối soát các đơn hàng gửi cho hãng vận chuyển, thao tác này thì Nhanh.vn sẽ thực hiện -> sau khi đã đối soát xong sẽ chuyển tiền hàng về cho doanh nghiệp, cá nhân qua các tài khoản đã đăng ký trên Nhanh.vn.

10- Tạo phiếu thu ghi nhận tiền thanh toán:

Với doanh nghiệp dùng kế toán thì sẽ tự tạo phiếu thu bằng tay để ghi nhận tiền hàng nhận được do doanh nghiệp thu hoặc do nhanh.vn gửi cho doanh nghiệp. Gắn ID chứng từ theo phiếu XNK [G] được tạo ra khi đơn hàng thành công, để lấy được ID chứng từ này: cách 1 lọc ID đơn hàng ở danh sách phiếu XNK; cách 2 vào trang chi tiết đơn hàng -> kích vào ngày nhận, sẽ trỏ đến phiếu XNK [G] đã tạo

Lưu ý:

Quy trình xử lý đơn hàng hiện tại trên nhanh là:
1. Doanh nghiệp tạo đơn.
2. Gửi đơn sang hãng vận chuyển.
3. Khi hãng vận chuyển thay đổi trạng thái -> Cập nhật lịch trình về Nhanh.
4. Khi đơn hàng giao Thành công hoặc Chuyển hoàn về, hãng vận chuyển đối soát với Nhanh.
Nhanh sẽ check các thông tin về khối lượng | tiền cần thu | giá cước (xem có phí vượt cân, có đúng với giá cước theo hợp đồng không) => Khớp các giá trị trên sẽ chốt đối soát với hãng vận chuyển, sau đó Nhanh sẽ chuyển lại tiền này cho doanh nghiệp.
Khi sử dụng vận chuyển trên Nhanh thì các bước 2,3,4 trên là do Nhanh làm, còn với doanh nghiệp Tự vận chuyển thì sẽ tự làm các bước đổi trạng thái, đối soát, chốt tiền.