Các hạch toán kế toán tự động có trong hệ thống: Khi lập các hóa đơn bán hàng, nhập/xuất trả hàng nhà cung cấp, tạo đơn hàng, xứ lý bảo hành, tùy theo việc điền các loại tiền mặt, tiền chuyển khoản, chiết khấu, VAT... hệ thống sẽ tự động tạo các giao dịch kế toán tương ứng:
(Lưu ý doanh nghiệp dùng gói 500k trở lên có thể tự mở hạch toán tự động bằng cách vào Cài đặt -> Cài đặt chung -> bật On "Sử dụng hạch toán kế toán tự động")
1. Nhập Nhà cung cấp:
Ví dụ: Nhập 4 sản phẩm giá 200.000, VAT: 10%, Chiết khấu 50.000, thanh toán tiền mặt 400.000, thanh toán chuyển khoản 425.000
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu nhập ghi nhận giá trị đơn hàng là 800.000 - hạch toán Nợ 1561, Có 331.
- Phiếu nhập ghi nhận giá trị VAT là 75.000 - hạch toán Nợ 1331, Có 331.
- Phiếu khác ghi nhận giá trị Chiết khấu là 50.000 - hạch toán Nợ 331, Có 711.
- Phiếu chi ghi nhận khoản thanh toán tiền mặt là 400.000 - hạch toán Nợ 331, Có 1111.
- Phiếu Báo nợ (rút tiền) ghi nhận thanh toán chuyển khoản là 425.000 - hạch toán Nợ 331, Có 1121.
2. Trả Nhà cung cấp:
Ví dụ: Trả 4 sản phẩm giá 200.000, VAT: 10%, Chiết khấu 50.000, thanh toán tiền mặt 400.000, thanh toán chuyển khoản 425.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu xuất ghi nhận giá trị đơn hàng là 800.000 - hạch toán Nợ 331, Có 1561.
- Phiếu xuất ghi nhận giá trị VAT là 75.000 - hạch toán Nợ 331, Có 1331.
- Phiếu khác ghi nhận giá trị Chiết khấu là 50.000 - hạch toán Nợ 711, Có 331.
- Phiếu thu ghi nhận khoản thanh toán tiền mặt là 400.000 - hạch toán Nợ 1111, Có 331.
- Phiếu Báo có (nộp tiền) ghi nhận thanh toán chuyển khoản là 425.000 - hạch toán Nợ 1121, Có 331.
3. Bán lẻ / Bán buôn:
Ví dụ: Bán 1 sản phẩm 1 giá 120.000, VAT: 10%, Chiết khấu 20.000, thanh toán tiền mặt 50.000, thanh toán chuyển khoản 60.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu xuất ghi nhận giá trị giá vốn của sản phẩm là 90.000 - hạch toán Nợ 632, Có 1561.
- Phiếu xuất ghi nhận giá trị VAT là 10.000 - hạch toán Nợ 131, Có 33311, đối tượng là khách hàng.
- Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị hóa đơn đã trừ chiết khấu = 120.000 - 20.000 = 100.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111, đối tượng là khách hàng.
- Phiếu thu ghi nhận khoản thanh toán tiền mặt là 50.000 - hạch toán Nợ 1111, Có 131.
- Phiếu Báo có (nộp tiền) ghi nhận thanh toán chuyển khoản là 60.000 - hạch toán Nợ 1121, Có 131.
Lưu ý: trường hợp hóa đơn có VAT và thanh toán trả góp, hạch toán sẽ khác.
Ví dụ: Bán 1 sản phẩm 1 giá 120.000, VAT: 10%, Chiết khấu 20.000, thanh toán tiền mặt 20.000, trả góp 80.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu xuất ghi nhận giá trị giá vốn của sản phẩm là 90.000 - hạch toán Nợ 632, Có 1561.
- Phiếu xuất ghi nhận giá trị VAT là 10.000 - hạch toán Nợ 131, Có 33311, đối tượng là tài khoản trả góp.
- Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị hóa đơn 20.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111, đối tượng là khách hàng.
- Phiếu thu ghi nhận khoản thanh toán tiền mặt là 20.000 - hạch toán Nợ 1111, Có 131.
- Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị trả góp 80.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111, đối tượng là tài khoản trả góp.
4. Trả hàng/Trả hàng không cần hóa đơn:
Ví dụ: Trả 1 hóa đơn có giá 120.000, VAT 10%, Chiết khấu 20.000, thanh toán tiền mặt 50.000, thanh toán chuyển khoản 50.000, phí trả hàng:10.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu nhập ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 1561, Có 632.
- Phiếu nhập ghi nhận VAT là 10.000 - hạch toán Nợ 33311, Có 131.
- Phiếu trả hàng giá trị phiếu trả hàng đã trừ Chiết khấu và phí trả hàng: 120.000 - 20.000 - 10.000 = 90.000 - hạch toán Nợ 5213, Có 131.
- Phiếu chi ghi nhận thanh toán tiền mặt là 50.000 - hạch toán Nợ 131, Có 1111.
- Phiếu Báo nợ (rút tiền) ghi nhận thanh toán chuyển khoản là 50.000 - hạch toán Nợ 131, Có 1121.
5. Đơn hàng:
Lưu ý: Doanh nghiệp cần cài đặt ngày bắt đầu hạch toán đơn hàng tự động tại Cài đặt / Cài đặt chung / Cài đặt ngày bắt đầu hạch toán đơn hàng tự động với các đơn hàng gửi sang hãng vận chuyển.
5.1. Khởi tạo đơn hàng:
Ví dụ: tạo đơn hàng có giá trị 500.000, đặt cọc 200.000 tiền mặt, 100.000 chuyển khoản, phí thu của khách 20.000.
- Hạch toán đơn hàng hệ thống sẽ tạo:
- Phiếu thu ghi nhận giá trị tiền mặt là 200.000 - hạch toán Nợ 1111, Có 131 gắn theo chứng từ ID đơn hàng.
- Phiếu Báo có (nộp tiền) nhận giá trị tiền mặt là 100.000 - hạch toán Nợ 1121, Có 131 gắn theo chứng từ ID đơn hàng.
5.2. Khi đơn hàng trạng thái thành công:
Đơn hàng trạng thái thành công thì tạo phiếu xuất nhập kho Xuất giao hàng. ==> hạch toán phiếu Xuất giao hàng:.
- Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 632, Có 1561, gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.
- Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị của đơn hàng (hiện chưa bao gồm phí thu của khách) là 500.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111, gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.
Số tiền khách còn thiếu thì doanh nghiệp tự tạo thêm phiếu thu, phiếu báo có (nộp tiền) có gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.
5.3. Khi đơn hàng được giao thành công, hãng vận chuyển trả tiền thanh toán COD (đơn vận chuyển qua nhanh):
Lưu ý: Với đơn gửi hãng vận chuyển qua nhanh thì doanh nghiệp cần cài đặt ngày bắt đầu hạch toán đơn hàng tự động tại Cài đặt / Cài đặt chung / Cài đặt ngày bắt đầu hạch toán đơn hàng tự động.
Phiếu bán hàng = Giá trị đơn hàng = 500.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111, gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.
- Đơn gửi hãng vận chuyển thì doanh nghiệp cần xác nhận nhận tiền thanh toán ở phần đối soát thanh toán COD mà bên Nhanh.vn đã gửi thì sẽ hạch toán tạo:
+ 1 Phiếu thu Nợ 131, Có 711 = Phí thu của khách (phí vận chuyển doanh nghiệp sẽ tính theo khách hàng), gắn theo ID chứng từ đơn hàng, đối tượng là khách hàng.
=> Công nợ khách hàng = Giá trị đơn hàng + phí thu của khách = 500.000 + 20.000 = 520.000
+ 1 Phiếu "Xác nhận nhận tiền thanh toán" Nợ 1121, Có 131 = Số tiền cần thanh toán còn lại của khách hàng, gắn theo ID chứng từ đơn hàng và đối tượng là khách hàng
+ 1 phiếu "Xác nhận chi tiền thanh toán" Nợ 811, Có 1121 = Số tiền doanh nghiệp thanh toán tiền vận chuyển và phí vượt cân (nếu có) gắn theo id chứng từ đơn hàng và đối tượng là NCC (nhà cung cấp) Nhanh.vn
- Đơn tự vận chuyển thì doanh nghiệp tạo đối soát đơn tự vận chuyển và sẽ được hạch toán:
+ 1 Phiếu thu Nợ 131, Có 711 = Phí thu của khách (phí vận chuyển doanh nghiệp sẽ tính theo khách hàng), gắn theo ID chứng từ đơn hàng, đối tượng là khách hàng.
=> Công nợ khách hàng = Giá trị đơn hàng + phí thu của khách = 500.000 + 20.000 = 520.000
+ 1 Phiếu "Xác nhận nhận tiền thanh toán" Nợ 1121, Có 131 = Số tiền cần thanh toán còn lại của khách hàng, gắn theo ID chứng từ đơn hàng và đối tượng là khách hàng
+ 1 phiếu "Xác nhận chi tiền thanh toán" Nợ 811, Có 1121 = Số tiền doanh nghiệp thanh toán tiền vận chuyển, không gắn đối tượng
6. Trả bảo hành:
Ví dụ: Trả bảo hành có phí sửa chữa báo khách 200.000, linh kiện giá 150.000, thanh toán tiền mặt 200.000, tiền chuyển khoản 150.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu xuất: ghi nhận giá vốn của các sản phẩm linh kiện - hạch toán Nợ 632, Có 1561.
- Phiếu bán hàng: ghi nhận phí sửa chữa báo khách giá trị 200.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5113.
- Phiếu bán hàng: ghi nhận giá linh kiện 150.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111.
- Phiếu thu ghi nhận khoản tiền mặt 200.000 - hạch toán Nợ 1111, Có 131.
- Phiếu báo có (nộp tiền) ghi nhận khoản tiền chuyển khoản 150.000 - hạch toán Nợ 1121, Có 131.
7. Nhập máy cũ (IMEI):
Nhập các sản phẩm IMEI cũ mà doanh nghiệp đã bán cho khách hoặc khách hàng bán lại cho doanh nghiệp.
Ví dụ: Nhập IMEI cũ với giá 105.000, thanh toán tiền mặt 50.000, thanh toán chuyển khoản 55.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu nhập ghi nhận giá trị của đơn hàng 105.000 - hạch toán Nợ 1561, Có 131 (đối tượng là khách hàng).
- Phiếu chi ghi nhận thanh toán tiền mặt 50.000 - hạch toán Nợ 131, Có 1111.
- Phiếu nợ ghi nhận thanh toán chuyển khoản 55.000 - hạch toán Nợ 131, Có 1121.
8. Nhập/Xuất khác:
Loại phiếu XNK khác chỉ khi điền khách hàng thì mới sẽ hạch toán.
Ví dụ:
* Nhập khác sản phẩm giá 200.000, thanh toán tiền 200.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu nhập ghi nhận giá trị phiếu 200.000 - hạch toán Nợ 1561, Có 131.
- Phiếu chi ghi nhận thanh toán 200.000 - hạch toán Nợ 131, Có 1111.
Trường hợp không điền khách hàng phiếu Nhập khác sẽ chỉ hạch toán Phiếu nhập ghi nhận giá trị phiếu vào Nợ 1561, Có 632
* Xuất khác sản phẩm giá 200.000, thanh toán tiền 200.000, sản phẩm có giá vốn 130.000.
Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:
- Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm 130.000 - hạch toán Nợ 632, Có 1561.
- Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị phiếu 200.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111.
- Phiếu thu ghi nhận thanh toán 200.000 - hạch toán Nợ 1111, Có 131.
Trường hợp không điền khách hàng thì phiếu Xuất khác sẽ chỉ hạch toán phiếu xuất giá vốn sản phẩm Nợ 632, Có 1561.
Nếu điền tiền thanh toán thì sẽ bắt buộc điền đối tượng khách hàng.
9. Đổi IMEI sang sản phẩm khác:
Loại này không hạch toán kế toán tự động
10. Hạch toán trả góp
Ví dụ: Giá trị đơn hàng là 300.000, trả góp 300.000
Hạch toán hệ thống sẽ tạo:
- Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 632, Có 1561
- Phiếu bán hàng = giá trị của sản phẩm - số tiền trả góp = 0 - hạch toán Nợ 131, Có 5111, đối tượng khách hàng
- Phiếu bán hàng = số tiền trả góp = 300.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111 , đối tượng là dịch vụ trả góp
Để thanh toán công nợ trả góp thì cần vào Công nợ trả góp theo ngày kích vào icon tạo phiếu thu / Báo có hạch toán theo Nợ 1111/ 1121, Có 131, đối tượng hạch toán phải là dịch vụ trả góp
11. Bán giữa 2 doanh nghiệp
Ví dụ: Bán sản phẩm từ doanh nghiệp A sang doanh nghiệp B, hệ thống sẽ tạo phiếu Xuất bán buôn từ kho doanh nghiệp A sang doanh nghiệp B, bên doanh nghiệp B sẽ tạo 1 phiếu yêu cầu Nhập NCC
Hạch toán hệ thống sẽ tạo:
- Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 632, Có 1561
- Phiếu bán hàng = Giá trị của đơn xuất bán đã trừ chiết khấu (nếu có) - hạch toán Nợ 131, Có 5111, đối tượng khách hàng tên là Đại lý do hệ thống tự tạo ở danh sách khách hàng
- Phiếu thu/ Báo có = số tiền mà doanh nghiệp A điền thanhh toán tiền mặt / chuyển khoản / quẹt thẻ - hạch toán Nợ 1111/ 1121, Có 131 , đổi tượng là khách hàng Đại lý.
12. Đơn hàng lazada, shopee
a. Đơn hàng thành công
- Đơn hàng sàn thương mại điện tử sẽ hạch toán vào đối tượng sàn Lazada, Shopee, Sendo
- Phiếu Xuất giao hàng sẽ tạo ra 1 phiếu:Phiếu xuất hạch toán giá vốn Nợ 632 | Có 1561, ghi nhận chứng từ là id xuất giao hàng.
- Đơn hàng thành công sẽ tạo Phiếu bán hàng hạch toán Nợ 131 | Có 5111 giá trị đơn hàng không bao gồm phí thu của khách, id chứng từ là id đơn hàng.
b. Đối soát đơn hàng
- Trong giao diện sẽ hiện thị tài khoản ngân hàng để ghi nhận khoản tiền vào tài khoản ngân hàng
- Sau khi đổi soát thì sẽ tạo phiếu Báo có (Nộp tiền) hạch toán Nợ 1121 | Có 131 = giá trị cột Thanh toán trong file đối soát, ghi nhận vào đối tượng sàn thương mại điện tử Lazada, Shopee, Sendo và id chứng từ là id đơn hàng.
* Lưu ý:
- Đơn không phải thành công thì sẽ không tạo phiếu báo có
- Khi thay đổi trạng thái hoặc hạch toán lại thì phiếu báo có (Nộp tiền) sẽ không bị mất, nếu xóa đối soát thì phiếu báo có này mới mất đi
- Hạch toán đối soát đơn sàn TMĐT sẽ không phụ thuộc vào cài đặt Ngày hạch toán đơn hàng
- Khi hạch toán chọn ngày đối soát thì phiếu Báo có (Nộp tiền) tạo ra sẽ lấy theo ngày đối soát.
Chú ý: Các giao dịch hạch toán tự động do hệ thống tự sinh ra sẽ không được sửa xóa, các giao dịch này sẽ tự cập nhật lại dữ liệu khi bạn sửa / xóa các hóa đơn chứng từ phát sinh ra các giao dịch này.
