Bảo hành

Tags: Hạch toán kế toán

 

Bảo hành là module dùng để tiếp nhận các sản phẩm khách mang tới cửa hàng bảo hành. Sản phẩm có thể do khách mua trực tiếp tại cửa hàng, hoặc mua ở chỗ khác mang tới bảo hành.

 

I. Các khái niệm bảo hành:

- Cửa hàng / Kho: Là nơi tiếp nhận sản phẩm khách mang tới bảo hành.

- Khách hàng, Điện thoại, Địa chỉ, Quận huyện thành phố: Là các thông tin của khách mang sản phẩm tới bảo hành.

- Lý do: Là các lỗi, lý do mà sản phẩm cần bảo hành/sửa chữa ở doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thêm lý do bảo hành.

- Ngày hẹn trả: Ngày hẹn với khách hàng sẽ trả sản phẩm; ngày trả máy cho khách có thể trả trước và sau nếu sản phẩm được sửa sớm cho khách.

- Nhân viên kĩ thuật/Người chỉ định sửa: nhân viên phụ trách việc sửa chữa máy được bảo hành; doanh nghiệp lựa chọn nhân viên chỉ định sửa sản phẩm ngay ngoài danh sách bảo hành.

- Phí sửa chữa báo khách hàng: phí sửa chữa/bảo hành sản phẩm; có thể điền giá trị 0 và sửa đổi phí sửa chữa này ngay ngoài danh sách bảo hành (phí này không tính tiền linh kiện)

- Chi phí sửa chữa: chi phí doanh nghiệp bỏ ra để sửa chữa sản phẩm.

- Hình thức trả khách: hình thức khách hàng sẽ nhận lại sản phẩm được bảo hành.

- Loại Bảo hành/Sửa chữa: tùy vào sản phẩm khách hàng mang đến cho doanh nghiệp, khi tạo phiếu doanh nghiệp sẽ chọn loại Bảo hành/Sửa chữa. Bảo hành: máy thuộc doanh nghiệp, còn hạn bảo hành; Sửa chữa: máy không thuộc doanh nghiệp/ máy đã hết hạn bảo hành.

Khi bảo hành các sản phẩm imei thì chỉ chấp nhận các imei có trạng thái đã bán, đã trả nhà cung cấp, loại sửa chữa chập nhận imei không tồn tại trên hệ thống.

- Loại ký gửi bảo hành: Là các sản phẩm không mua ở cửa hàng, nhưng mang đến cửa hàng để bảo hành, sửa chữa. Chấp nhận các sản phẩm imei trạng thái đã bán, đã trả nhà cung cấp, imei không có trên hệ thống.

- Loại bảo hành imei nội bộ: Là các sản phẩm trong cửa hàng muốn gửi trung tâm bảo hành sửa chữa hoặc bảo hành. Bảo hành sản phẩm imei có trạng thái mới, thuộc kho bảo hành.

- Trung tâm bảo hành: gửi các sản phẩm của khách hàng qua các trung tâm bảo hành chính sản phẩm; tiếp nhận lại sản phẩm từ trung tâm bảo hành để trả lại cho khách. Thêm trung tâm bảo hành.

- Comment: xuất phát từ nhu cầu là 1 sản phẩm bảo hành có thể nhiều bộ phận cần xử lý và comment các tình huống, trong khi không phải ai cũng được quyền sửa và sửa hết vào ghi chú nhiều khi nhìn không rõ ràng thì tính năng Comment này sẽ ghi nhận lại các chú thích, tin nhắn của tất cả nhân viên.

- Linh kiên đề xuất: trong quá trình sửa chữa/bảo hành có thể phát sinh sử dụng các linh kiện, phụ tùng để thay thế nên phần linh kiện sẽ hỗ trợ doanh nghiệp gắn các linh kiện thay thế vào phiếu bảo hành của sản phẩm

- Mẫu in tiếp nhận bảo hành/Mẫu trả bảo hành: doanh nghiệp tự thiết kế được mẫu in tiếp nhận bảo hành/trả bảo hành riêng của doanh nghiệp. Vào Cài đặt mẫu in -> Thêm mới -> tab "Đơn hàng" -> chọn "Phiếu tiếp nhận bảo hành"/"Phiếu trả bảo hành".

- Trả bảo hành: Trả các sản phẩm bảo hành cho khách hàng (bao gồm cả linh kiện, nếu trong phiếu bảo hành có thêm linh kiên).

- Tiền mặt khách trả/Tiền chuyển khoản: ghi nhận số tiền khách cần thanh toán khi nhận lại sản phẩm bảo hành/sửa chữa từ doanh nghiệp. Với doanh nghiệp sử dụng kế toán thì cần chọn thêm "Tài khoản nhận tiền mặt", "Tài khoản nhận tiền chuyển khoản" để có thể hạch toán kế toán các khoản tiền thanh toán này của khách

II. Quy trình bảo hành:

1. Khách mang sản phẩm tới cửa hàng bảo hành. Nhân viên cửa hàng lập hóa đơn, in mẫu tiếp nhận gửi cho khách.

- Kiểm tra sản phẩm xem bị lỗi gì?

- Kiểm tra còn hạn bảo hành hay không? Số lần đã bảo hành?

-> Lập phiếu bảo hành: chọn cửa hàng bảo hành, ngày hẹn trả khách điền thông tin khách hàng, chọn loại sửa chữa/bảo hành, chọn lý do bảo hành, điền hoặc không điền phí sửa chửa, có thể thêm ghi chú.

-> In phiếu tiếp nhận bảo hành đưa cho khách hàng.

-> Chuyển máy đến trung tâm bảo hành (bước 2) hoặc chỉ đinh người sửa tại cửa hàng để sửa (bước 3).

2. Chuyển sản phẩm sang trung tâm bảo hành

Xem hàng bảo hành ở trung tâm bảo hành nào?

- Trong Danh sách bảo hành tích chọn phiếu bảo hành sản phẩm -> vào button "Hành động" chọn "Chuyển sang trung tâm bảo hành" -> Hiện cửa sổ "Chuyển trung tâm bảo hành": chọn trung tâm bảo hành, ngày hẹn lấy sản phẩm.

(Sang bước 4)

3. Chỉ định người sửa

- Check lại lỗi của sản phẩm bảo hành -> Chỉ định người sửa: tại trường người sửa tích icon "chỉ định người sửa", gõ và chọn nhân viên sửa.

- Báo phí/sửa lại phí bảo hành/sửa chữa.

- Nếu trong quá trình bảo hành/sửa chữa cần linh kiện, kích vào ID phiếu bảo hành -> vào trang chi tiết phiếu bảo hành gắn linh kiện.

4. Nhận sản phẩm từ trung tâm bảo hành

- Kiểm tra sản phẩm đã được sửa xong ở Trung tâm bảo hành chưa.

- Nhận sản phẩm từ trung tâm bảo hành:

Trong Danh sách bảo hành tích chọn phiếu bảo hành sản phẩm -> vào button "Hành động" chọn "Nhận sản phẩm từ trung tâm bảo hành" -> Hiện cửa sổ "Nhận sản phẩm từ trung tâm bảo hành": chọn trạng thái đã nhập về: Đã sửa xong, Không sửa được, ngày nhận sản phẩm -> Thực hiện trả khách (bước 5).

5. Trả khách

- Ở cột "Trả khách thành" kích đổi sang "Đã trả khách" hoặc kích vào ID phiếu bảo hành vào trang chi tiết kích nút "Trả bảo hành" -> ở đây điền tiền mặt, tiền chuyển khoản mà khách thanh toán tiền bảo hành, có thể thêm ghi chú (ghi chú này cũng sẽ lưu được vào phần mô tả của các phiếu hạch toán kế toán) -> kích lưu: tạo phiếu xuất Bảo hành

-> In phiếu trả bảo hành đưa cho khách hàng

Thông tin liên hệ

Hà Nội [Xem bản đồ]

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Hồ Chí Minh [Xem bản đồ]

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Tổng đài hỗ trợ

19002812 (Hỗ trợ từ 8:30 - 17:30)

098.983.4491 (Ngoài giờ hành chính)

contact@nhanh.vn

Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam

Địa chỉ: Số 102 Thái Thịnh, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Điện thoại: 19002812 - Email: contact@nhanh.vn

Số Giấy CNĐKDN: 0102015284, cấp ngày 21/06/2012

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Lĩnh vực kinh doanh: Phần mềm quản lý bán hàng và thiết kế website, và cổng vận chuyển

Địa chỉ tên miền: Nhanh.vn

Tên người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương


Tài khoản ngân hàng số: 0011001813907

Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) - Sở giao dịch

Chủ tài khoản: Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam

Tài liệu cho developer

API Documentation

Kết nối với Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App