Kế Toán

Tags: quản lý công nợ, kế toán, thu chi, hướng dẫn kế toán

 

Kế toán là module cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ giao dịch kế toán phát sinh trong quá trình hoạt động bán hàng, kinh doanh của doanh nghiệp.

Module Kế toán cho phép doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ:

  • Thu, chi tiền mặt 
  • Nộp, rút tiền ngân hàng  
  • Quản lý công nợ theo các đối  tượng khác nhau: Khách hàng, Nhà cung cấp, Dịch vụ trả góp.
  • Quản lý báo cáo kế toán: Tổng hợp thu chi theo cửa hàng, theo tài khoản,...

 

Module Kế toán tự động ghi nhận toàn bộ các giao dịch phát sinh trong doanh nghiệp vào các loại giao dịch tương ứng, ghi nhận báo nợ - báo có vào các tài khoản và tổng hợp báo cáo.

Các nghiệp vụ như: Nhập hàng từ nhà cung cấp, Trả hàng nhà cung cấp, Bán hàng, Trả hàng, Nhập hàng cũ,... đều được hệ thống ghi nhận một cách tự động.

Để sử dụng module Kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

 

Bước 1: Cài đặt tài khoản kế toán

Bước 2: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh liên quan tới kế toán

Bước 3: Theo dõi, quản lý công nợ và thu chi 

 

1. Cài đặt tài khoản kế toán 

 

Bước 1: Khởi tạo tài khoản kế toán chung

Để sử dụng module Kế toán, doanh nghiệp cần khởi tạo Danh sách các tài khoản kế toán. Doanh nghiệp có thể khởi tạo theo 02 cách:

  • Khởi tạo tài khoản kế toán riêng: Doanh nghiệp nhỏ, nghiệp vụ và giao dịch phát sinh chỉ liên quan tới một số tài khoản cơ bản như: Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng, Phải trả người bán, Doanh thu bán hàng hóa,...

Click theo module Kế toán/ Tài khoản kế toán/ Tạo tài khoản hoặc: https://nhanh.vn/accounting/account/add

  • Khởi tạo tài khoản kế toán mặc định: Toàn bộ tài khoản kế toán mặc định theo quy định chung của Bộ tài chính. 

Click theo module Kế toán/ Tài khoản kế toán/ Thiết lập tài khoản mặc định hoặc: https://nhanh.vn/accounting/account/setup

 

Bước 2: Khởi tạo tài khoản kế riêng của doanh nghiệp

Sau khi khởi tạo tài khoản kế toán chung, doanh nghiệp cần khởi tạo các loại tài khoản kế toán riêng gồm:

  • Tài khoản tiền mặt
  • Tài khoản tiền gửi ngân hàng
  • Tài khoản cổng thanh toán,...
  • Và khởi tạo thêm đối tượng Trả góp (nếu có nhu cầu sử dụng loại đối tượng này).

Click vào biểu tượng  tại cột ID của mã tài khoản kế toán cha tương ứng để tạo tài khoản riêng cụ thể hoặc click vào https://nhanh.vn/accounting/account/add, tạo tài khoản kế toán riêng là tập con của mã tài khoản cha.

(*) Lưu ý: Cần gắn tài khoản con cho từng Loại tài khoản (Tiền mặt cửa hàng, Tiền gửi trong ngân hàng, Tiền trong cổng thanh toán) tương ứng, hệ thống mới ghi nhận vào đúng loại mã tài khoản khi phát sinh giao dịch.

 

 

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể khởi tạo các cấp tài khoản chung - riêng (cha - con) như sau:

111 - Tiền mặt

  1111 - Tiền mặt Việt Nam 

     1111.CH1 - Tiền mặt Cửa hàng 1

     1111.CH2 - Tiền mặt Cửa hàng 2

      ....

112- Tiền gửi ngân hàng

  1121 - Tền Việt Nam

     11211.VCB - Tiền gửi ngân hàng Vietcombank

     11212.BK - Tiền cổng thanh toán Bảo Kim

      ....

131 - Phải thu khách hàng

331 - Phải trả người bán 

511 - Doanh thu nội bộ

  5111 - Doanh thu bán hàng hóa

...

 

 

Bước 3: Nhập công nợ tồn đầu kỳ

Doanh nghiệp cần nhập liệu công nợ tồn đầu kỳ (nếu có), trước khi sử dụng module Kế toán.

 

2. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới module Kế toán 

2.1 Nhập hàng từ nhà cung cấp

Link nhập hàng từ nhà cung cấp (Dành cho doanh nghiệp sử dụng module Kế toán): https://nhanh.vn/inventory/imex/addsupplier

 

 

Khi lập phiếu nhập hàng nhà cung cấp, hệ thống sẽ lấy tổng giá trị phiếu nhập hàng để cộng nợ phải trả nhà cung cấp đó: 

 

 

 Hệ thống tự động hạch toán: Nợ 1561 | Có 331 + đối tượng chính là nhà cung cấp của phiếu nhập hàng đó:

 

 

Click vào ID giao dịch, hệ thống chuyển qua chi tiết giao dịch như sau:

 

 

Để thanh toáncông nợ cho nhà cung cấp, lập phiếu chi tại: https://nhanh.vn/accounting/transaction/addcash

 

 

  

        + Tài khoản tiền mặt: Chọn tài khoản sẽ chi tiền (Số lượng trong tài khoản sẽ tự động giảm tương ứng sau phiếu chi này)
        + Số tiền: có thể là toàn bộ giá trị phiếu nhập, hoặc 01 phần giá trị phiếu nhập.
        + Loại đối tượng: Chọn Nhà cung cấp
        + Đối tượng: Nhập số điện thoại hoặc tên của nhà cung cấp và chọn kết quả từ danh sách gợi ý.
        
Như vậy với 02 hành động như trên: Khi nhập hàng hệ thống sẽ ghi nhận nợ phải trả với nhà cung cấp đó, nếu chi tiền trả nhà cung cấp, hệ thống sẽ ghi nhận giảm nợ với nhà cung cấp đó, nếu phiếu chi tiền ít hơn giá trị phiếu nhập, thì số tiền còn nợ nhà cung cấp đó bằng tổng giá trị hóa đơn trừ đi số tiền ở phiếu chi.

 

2.2 Trả hàng nhà cung cấp 

Link trả hàng nhà cung cấp (Dành cho doanh nghiệp sử dụng module Kế toán): https://nhanh.vn/inventory/imex/returnsupplier

 

 

Khi Lập phiếu trả hàng nhà cung cấp, hệ thống sẽ lấy tổng giá trị phiếu nhập hàng để giảm công nợ phải trả nhà cung cấp đó:

 

 

 

Chi tiết công nợ của nhà cung cấp được thể hiện tại phần Chi tiết công nợ như sau:

 

 

Cùng với việc giảm trừ công nợ đối với nhà cung cấp, hệ thống tự động ghi nhận toàn bộ giao dịch liên quan tới phiếu xuất trả hàng cho nhà cung cấp. 

Từ giao dịch tổng thể:

 

 

Cho đến giao dịch chi tiết: 

Hệ thống tự động hạch toán một số tiền tương ứng vào tài khoản 331 - Phải trả cho người bán (khi click vào số ID của Danh sách giao dịch đó):

 

 

2.3 Thêm hóa đơn bán lẻ

Tại giao diện Thêm hóa đơn bán hàng:

 

 

 

Nếu doanh nghiệp cài đặt sử dụng module kế toán mới, sau khi lưu hóa đơn bán hàng, màn hình thanh toán mới được hiển thị thay cho màn hình thanh toán bình thường:

 

 

Khách hàng có thể kết hợp nhiều hình thức thanh toán cùng 1 lúc như: Vừa thanh toán tiền mặt, vừa thanh toán quẹt thẻ máy POS, đã chuyển khoản ngân hàng từ trước, hoặc thanh toán trả góp. Như vậy ở màn hình thanh toán này, thu ngân chọn các tài khoản và điền số tiền tương ứng với từng loại hình thanh toán cụ thể.

Trong đó:

  • Chọn tài khoản ngân hàng và điền số tiền khách đã thanh toán từ trước: Hệ thống sẽ tự động lập 1 phiếu báo có (Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng).
  • Chọn máy POS quẹt thẻ của ngân hàng, điền mã giao dịch và số tiền quẹt thẻ tương ứng: Hệ thống sẽ tự động lập 1 phiếu báo có (Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng)
  • Chọn tài khoản tiền mặt của cửa hàng và điền số tiền khách thanh toán tiền mặt: Hệ thống sẽ tự động lập 1 phiếu thu tăng tiền mặt của cửa hàng.
  • Chọn dịch vụ trả góp và số tiền trả góp tương ứng: Hệ thống sẽ tự động ghi Nợ cho dịch vụ trả góp. Khi doanh nghiệp nhận được tiền của dịch vụ trả góp, lập một phiếu thu hoặc báo nợ (chú ý chọn đối tượng là dịch vụ trả góp và gõ mã (Mã hợp đồng) của dịch vụ trả góp) để hệ thống trừ khoản công nợ tương ứng với dịch vụ trả góp đó.

 

- Nếu khách hàng chưa thanh toán, thu ngân không điền gì cả, bấm "Lưu" để kết thúc hóa đơn và quay về Danh sách hóa đơn bán lẻ (hoặc Thêm hóa đơn bán lẻ mới):

 

 

 

- Nếu khách hàng chưa thanh toán hoặc tổng tiền thanh toán nhỏ hơn giá trị hóa đơn, hệ thống sẽ tự động ghi nhận nợ phải thu của khách hàng này.

Các giao dịch và hạch toán được hệ thống ghi nhận tự động từ hóa đơn bán lẻ bao gồm:

  • Phiếu xuất: Tổng giá trị đơn hàng sau chiết khấu/ khuyến mại.
  • Phiếu thu: Hệ thống tự động tạo 01 phiếu thu tiền mặt tương ứng với số tiền khách hàng thanh toán bằng Tiền mặt cho doanh nghiệp.
  • Báo có (Nộp tiền): Hệ thống tự động tạo 01 phiếu báo có (nộp tiền) vào tài khoản gửi ngân hàng thông qua hình thức Chuyển khoản trực tiếp.
  • Báo có (Nộp tiền): Hệ thống tự động tạo 01 phiếu báo có (nộp tiền) vào tài khoản gửi ngân hàng thông qua hình thức Quẹt thẻ.

 

 

 

Đồng thời ghi nhận công nợ cho khách hàng: 

 

 

Để xem công nợ chi tiết gắn vời từng hóa đơn mua hàng, click vào Mã đối tượng [Cột 2], hoặc Khách hàng [Cột 3].

 

Khi khách hàng thanh toán thêm số công nợ cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lập 01 Phiếu thu tiền mặt (https://nhanh.vn/accounting/transaction/addcash)  hoặc 01 Phiếu nộp tiền vào tài khoản ngân hàng mà khách hàng đã chuyển khoản vào đó (https://nhanh.vn/accounting/transaction/addbank):

 

 

 

Sau khi Lưu phiếu thu tiền công nợ, hệ thống tự động giảm trừ số công nợ của khách hàng tương ứng với số tiền được thu tại phiếu thu:

 

 

 

2.4 Khách trả lại hàng


Tại màn hình trả hàng, nếu thu ngân điền số tiền trả khách (mặc định số tiền này hệ thống tự động điền sẵn, nhưng thu ngân có thể sửa lại), và chọn tài khoản nào trả lại tiền cho khách (hệ thống mặc định tài khoản trả lại tiền là tài khoản đã chọn để thanh toán hóa đơn bán hàng trước đó): 

 

 

Hệ thống tự động tạp ra 01 phiếu nhập (phiếu nhập kho sản phẩm được trả lại) có giá trị tương ứng với toàn bộ giá trị hóa đơn trả lại:

 

 

Đồng thời hệ thống tự động hạch toán và ghi nhận doanh nghiệp nợ khách hàng (Tổng phải trả) một khoản tương ứng với tổng giá trị hóa đơn trả hàng:

 

 

Nếu khách trả lại hàng và thu ngân trả lại tiền ngay khi lập hóa đơn trả hàng, công nợ với khách hàng của hóa đơn đó tự động bù trừ hết cho nhau.
Nếu thu ngân không trả lại tiền cho khách (hoặc số tiền trả lại ít hơn giá trị hóa đơn trả lại), hệ thống sẽ ghi nhận số tiền doanh nghiệp còn nợ khách (công nợ phải trả).

 

3. Theo dõi, quản lý công nợ và thu chi

Để quản lý, theo dõi công nợ và thu chi, doanh nghiệp kiểm tra tại các link sau:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Thông tin liên hệ

Hà Nội [Xem bản đồ]

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Hồ Chí Minh [Xem bản đồ]

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Tổng đài hỗ trợ

0989.834.491 (Hỗ trợ phần mềm)

091.442.9900 (Hỗ trợ vận chuyển)

0247.309.9966 (Hỗ trợ vận chuyển)

contact@nhanh.vn

Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam

Địa chỉ: Số 102 Thái Thịnh, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Điện thoại: 0247 309 9966 - Email: contact@nhanh.vn

Số Giấy CNĐKDN: 0102015284, cấp ngày 21/06/2012

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Lĩnh vực kinh doanh: Phần mềm quản lý bán hàng và thiết kế website, và cổng vận chuyển

Địa chỉ tên miền: Nhanh.vn

Tên người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Tài khoản số: 0011001813907

Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) - Sở giao dịch

Tài liệu cho developer

API Documentation

Kết nối với Nhanh.vn