Phiếu chuyển kho bị lệch

Phiếu chuyển kho bị lệch là module cho phép doanh nghiệp rà soát và xử lý toàn bộ phiếu chuyển kho bị lệch số tồn giữa 02 cửa hàng/kho hàng của doanh nghiệp.

Để thực hiện các thao tác tại đây, doanh nghiệp truy cập theo module Kho hàng / Kiểm kho / Phiếu chuyển kho bị lệch hoặc truy cập tại đây.

Giao diện làm việc hiển thị toàn bộ danh sách phiếu chuyển kho bị sai lệch trên hệ thống của doanh nghiệp như sau:

 

 

Để kiểm tra và rà soát lại toàn bộ phiếu chuyển kho sai lệch, doanh nghiệp click vào từng ID phiếu chuyển kho cụ thể tại giao diện Phiếu chuyển kho bị lệch.

Hệ thống hiển thị phiếu chuyển kho chi tiết hơn (tại đây doanh nghiệp có thể thực hiện chỉnh sửa toàn bộ thông tin trong phiếu chuyển kho, thực hiện các thao tác in phiếu, in mã vạch sản phẩm, ...) như sau:

 

 

Ví dụ: ID phiếu chuyển kho 2968142 bị lệch được thực hiện từ kho HN2 tới kho HN3, số sản phẩm chuyển kho là 02 sản phẩm, tổng số lượng sản phẩm 13 sản phẩm, tổng giá trị sản phẩm trên phiếu 3.900.000 VNĐ.

Để hiển thị chi tiết danh sách và số lượng sản phẩm trong phiếu chuyển kho bị lệch, doanh nghiệp click vào ID của phiếu xuất chuyển kho.

ID phiếu 2968142 có danh sách và số lượng sản phẩm như sau:

 

 

 

 

1. Nguyên nhân và biện pháp xử lý sai lệch chuyển kho

Nghiệp vụ chuyển kho hàng hóa là khâu gây nên sự thất thoát hàng hóa khá lớn trong chuỗi vận hành của doanh nghiệp. Một số nguyên nhân dẫn đến quá trình thất thoát, sai lệch về hàng hóa như sau:

  •  Kho/ Cửa hàng chuyển đi sai lệch: Kho/ cửa hàng chuyển đi không xếp đúng, đủ danh sách và số lượng sản phẩm cần chuyển.
  •  Bộ phận chuyển hàng, bốc dỡ hàng hóa xếp, dỡ thiếu hàng hóa.
  •  Kho/ cửa hàng nhận hàng kiểm đếm sai lệch: Kho/ cửa hàng nhận hàng chuyển đến kiểm đếm, dỡ thiếu danh sách và số lượng sản phẩm trên phiếu.

 

2. Xử lý chênh lệch chuyển kho

 

Quy trình kiểm tra, rà soát lại phiếu chuyển kho bị lệch sẽ được thực hiện bởi 03 bên liên quan: Kho/ Cửa hàng chuyển hàng đi (Kho A);  Bộ phận bốc dỡ, chuyển phát hàng hóa; Kho/ Cửa hàng nhận hàng đến (Kho B).

 

2.1 Trường hợp sản phẩm chuyển đến đúng và đủ số lượng 

Khi kho A chuyển hàng cho kho B. Nhưng kho B để treo phiếu, chưa xác nhận, hệ thống tự động ghi nhận phiếu chuyển kho bị lệch.

Tại giao diện Phiếu chuyển kho bị lệch, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin về phiếu chuyển kho, yêu cầu các bên và bộ phận liên quan trực tiếp rà soát lại quá trình chuyển kho.

Quy trình xử lý phiếu chuyển kho lệch trong trường hợp này như sau:

  • Giả thiết kho chuyển hàng: HN2 - Kho 100 Cầu Giấy 
  • Giả thiết kho nhận hàng: HN3 - Kho 20 Phố Huế 

Phiếu chuyển kho được lập bởi kho HN2, được chuyển vào Danh sách phiểu XNK như sau:

 

 

Bước 1: Kho HN3 truy cập vào module Danh sách phiếu yêu cầu XNK để tiến hành xác nhận phiếu chuyển kho được chuyển qua từ kho HN2

Giao diện hiển thị như sau:

 

 

Bước 2: Kho HN3 (bộ phận được phân quyền hạn) click vào biểu tượng  để chuyển qua giao diện xác nhận phiếu

Giao diện xác nhận hiển thị như hình minh họa bên dưới:

 

 

Bước 3: Kho HN3 xác nhận số lượng chính xác

Click vào biểu tượng  để copy toàn bộ số lượng sản phẩm chuyển kho vào cột xác nhận số lượng.

Nếu sản phẩm phát sinh lỗi, nhập số lượng sản phẩm lỗi tương ứng vào cột "Số lượng lỗi".

 

 

Sau khi thực hiện xong bước xác nhận số lượng, click nút  để lưu lại thiếp lập trên hệ thống.

Màn hình làm việc chuyển qua giao diện Danh sách phiếu yêu cầu XNK  đã được xác nhận như sau:

 

 

Khi hoàn tất nghiệp vụ xác nhận chuyển kho, phiếu chuyển kho chênh lệch tự động được xóa bỏ khỏi hệ thống. 

 

2.2 Trường hợp sản phẩm chuyển đến sai lệch số lượng 

Tại giao diện Phiếu chuyển kho bị lệch, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin về phiếu chuyển kho, yêu cầu các bên và bộ phận liên quan trực tiếp rà soát lại quá trình chuyển kho.

Đối với trường hợp sản phẩm chuyển kho bị thiếu số lượng, có 02 phương án xác nhận hàng với kho đi (kho A) và kho đến (kho B):

  • Kho B chỉ xác nhận đúng số lượng thực tế sản phẩm nhận được từ kho A.
  • Kho B xác nhận trực tiếp tại phiếu chuyển, sau đó làm phiếu xuất chuyển [C] (xuất ảo trên hệ thống) số lượng sản phẩm bị thiếu cho kho A.

 

Ví dụ dưới đây, minh họa cho trường hợp: Kho B xác nhận phiếu đầy đủ và xuất chuyển bù trừ cho kho A.

  • Giả thiết kho chuyển hàng: HN3 - Kho 20 Phố Huế 
  • Giả thiết kho nhận hàng: HN2 - Kho 100 Cầu Giấy

Quy trình xử lý phiếu chuyển kho lệch trong trường hợp này như sau:

 

 

Bước 1: Kho HN2 truy cập vào module Danh sách phiếu yêu cầu XNK để tiến hành xác nhận phiếu chuyển kho được chuyển qua từ kho HN3

Giao diện hiển thị như sau:

 

 

Bước 2: Kho HN2 Xác nhận số lượng sản phẩm chính xác 

Kho HN2 (bộ phận được phân quyền hạn) click vào biểu tượng  để chuyển qua giao diện xác nhận phiếu.

Giao diện xác nhận hiển thị như sau:

 

 

 

Nếu số lượng sản phẩm thực tế nhận được không đúng so với số lượng trên phiếu chuyển kho. 

Kho HN2 cần lập biên bản xác nhận bàn giao hàng hóa với bộ phận vận chuyển hoặc cá nhân phụ trách theo dõi nghiệp vụ chuyển kho hàng hóa (có đi kèm theo bên vận chuyển cùng hàng hóa chuyển kho).

(*) Lưu ý: Quá trình lập biên bản phải nên (cần phải) có sự ghi nhận bằng hình ảnh (chụp ảnh, quay video) để xác định tính minh bạch, rõ ràng. Phục vụ công việc kiểm tra, rà soát sau đó.

Khâu kiểm đếm, xác nhận hàng hóa được thực hiện ngoài luồng, không thực hiện trực tiếp trên hệ thống.

 

Sau khi quá trình bàn giao, xác thực hoàn thành, kho HN2 tiến hành xác nhận hàng phiếu chuyển kho lên hệ thống:

Click vào biểu tượng  để copy toàn bộ số lượng sản phẩm chuyển kho vào cột xác nhận số lượng. Nếu sản phẩm phát sinh lỗi, nhập số lượng sản phẩm lỗi tương ứng vào cột "Số lượng lỗi".

 

 

 

Click nút  hoặc  để lưu lại thiết lập trên hệ thống và in phiếu chuyển kho, ký kết xác nhận giữa hai bên.

Hệ thống hiển thị danh sác sản phẩm đã được duyệt xác nhận chuyển kho từ kho HN3 -> kho HN2:

 

 

 

Đồng thời với nghiệp vụ xác nhận chuyển kho của kho HN2, phiếu chuyển kho được chuyển trạng thái sang đã duyệt tại Danh sách phiếu yêu cầu XNK:

 

 

Bước 3: Thực hiện nghiệp vụ xuất chuyển bù trừ về kho HN3

Từ biên bản bàn giao số lượng sản phẩm trước đó, kho HN2 tiến hành lập phiếu bù trừ chuyển kho toàn bộ sản phẩm bị thiếu trong phiếu chuyển kho s HN3.

Để thực hiện nghiệp vụ này, doanh nghiệp truy cập vào module Thêm phiếu chuyển kho.

Nhập đầy đủ thông tin trong phiếu Chuyển kho gồm:

  • Kho đi
  • Kho đến
  • Tên sản phẩm
  • Số lượng tương ứng
  • Ghi chú: Phần này đặc biệt quan trọng, phần ghi chú cần được thể hiện rõ nội dung xuất bù chênh lệch chuyển kho theo ID phiếu chuyển kho nào trước đó.

 

 

Sau khi nhập liệu đầy đủ thông tin, click nút  hoặc  để lưu lại thiết lập trên hệ thống và in phiếu chuyển kho (chuyển phiếu tới kho HN3).

Phiếu chuyển kho được lập có dạng sau:

 

 

Căn cứ vào biên bản xác nhận, bàn giao hàng hóa trước đó, phiếu chuyển kho bù trừ đã được xác lập. Kho HN3 cần xác nhận số lượng sản phẩm cần bù trừ (nhập lại từ kho HN2).

Để kiểm tra và xác nhận phiếu chuyển kho, kho HN3 truy cập Danh sách phiếu yêu cầu XNK.

Giao diện cho phép xác nhận như sau:

 

 

 

Kho HN3 (bộ phận được phân quyền hạn) click vào biểu tượng  để chuyển qua giao diện xác nhận phiếu. 

Dựa vào biên bản bàn giao và xác nhận trước đó, kho HN3 xác nhận số lượng chính xác cần bù trừ (nhập chuyển [C] lại từ kho HN2):

 

 

Sau khi nhập liệu đầy đủ thông tin, click nút  hoặc  để lưu lại thiết lập trên hệ thống và in phiếu chuyển kho, hai bên kho HN2 và HN3 ký kết biên bản xác nhận và bàn giao cuối cùng.

Toàn bộ sản phẩm trong danh sách phiếu yêu cầu XNK từ kho HN2 được chuyển sang trạng thái đã duyệt bởi kho HN3 như sau:

 

 

Quy trình xử lý phiếu chênh lệch chuyển kho được xử lý hoàn tất sau những bước trên. Doanh nghiệp (Giám đốc doanh nghiệp) có thể rà soát và kiểm tra lại mức độ chính xác trong các nghiệp vụ mà các kho hàng đã xử lý sau đó.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Thông tin liên hệ

Hà Nội [Xem bản đồ]

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Hồ Chí Minh [Xem bản đồ]

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Tổng đài hỗ trợ

0989.834.491 (Hỗ trợ phần mềm)

091.442.9900 (Hỗ trợ vận chuyển)

0247.309.9966 (Hỗ trợ vận chuyển)

contact@nhanh.vn

Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam

Địa chỉ: Số 102 Thái Thịnh, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Điện thoại: 0247 309 9966 - Email: contact@nhanh.vn

Số Giấy CNĐKDN: 0102015284, cấp ngày 21/06/2012

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Lĩnh vực kinh doanh: Phần mềm quản lý bán hàng và thiết kế website, và cổng vận chuyển

Địa chỉ tên miền: Nhanh.vn

Tên người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Tài khoản số: 0011001813907

Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) - Sở giao dịch

Tài liệu cho developer

API Documentation

Kết nối với Nhanh.vn