Làm thế nào để các chủ cửa hàng quản lý kho bằng excel đơn giản và đạt hiểu qua nhất?

Khâu quản lý kho luôn là 1 trong những khâu quan trọng nhất để giúp cho các nhà kinh doanh biết được danh thu từng tháng của cửa hàng mình lãi hay lỗ. Nhưng kiểm kho vào cuối tháng lại chính là cơn ác mộng của bất kỳ chủ cửa hàng nào. Đơn giản là do ngay từ khi bắt đầu bước vào kinh doanh với quy mô nhỏ, số lượng hàng hóa, sản phẩm còn ít, các nhà quản lý còn chủ quan chưa tạo cho nhân viên và chính mình thói quen kiểm kho. Dần dần, hàng hóa về nhiều hơn để phục vụ khách hàng, thì khi đó cả bạn và nhân viên bị dối lùi trong mớ hàng hóa mà không có cách nào để làm rõ từng con số được.

Tác hại của việc không kiểm kho thường xuyên:

• Không biết chính xác những mặt hàng, sản phẩm nào còn hay hết để báo khách hay là để nhập về về bán tiếp
• Không biết mẫu đó còn màu nào, size nào để tư vấn cho khách hàng
• Khi bị thất lạc hàng cũng không hề hay biết
• Tạo sơ hở cho những nhân viên không trung thực, gây thất thoát số lượng, doanh thu cho cửa hàng
• Hàng hóa trong cửa hàng bừa bộn, khiến khách hàng mất thiện cảm  và khó khăn trong việc chọn lựa sản phẩm

Hôm nay, Nhanh.vn sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng chương trình quản lý kho bằng excel chỉ với những phép tính đơn giản nhất. Nó sẽ giúp bạn an tâm nghỉ ngồi ngay cả trong khoảng thời gian đông khách như dịp lễ tết sắp tới hay trong các chương trình khuyến mãi.

Lập bảng xuất – nhập – tồn theo ngày

Đầu tiên, để tiện theo dõi thì bạn cần chia mỗi ngày là một bảng tính riêng (sheet riêng). Trong mỗi bảng tính sẽ có các cột như trong hình:

Các cột cần có trong bảng tính

Tồn đầu ngày của hôm nay sẽ được tính bằng tồn cuối ngày của hôm trước.

Tồn đầu ngày mặt hàng "sơ mi" ngày 23/12/2018 là 42, chính bằng tồn cuối ngày mặt hàng "sơ mi" ngày 22/12/2018 cũng là 42

Ở cột “nhập trong ngày”, bạn chỉ cần điền số lượng nhập trong ngày của từng loại mặt hàng, sản phẩm. Nếu ngày đó, mặt hàng nào không nhập thì điền bằng 0. Cần lưu ý một điều là hàng về lúc nào thì phải nhập vào excel ngay lúc đó, tránh tình trạng quên để quản lý được chính xác tồn kho.

Ở cột “xuất bán trong ngày”, mỗi khi một sản phẩm được bán ra thì nhân viên cần điền ngay số lượng của nó vào đúng ô xuất bán tương ứng với tên sản phẩm. Kết thúc ngày, nhân viên chỉ cần ghi tổng số lượng từng ô tương ứng với từng mặt hàng.

Tồn cuối ngày được excel tính tự động bằng công thức để ra kết quả giá trị chính xác nhất.

Tồn cuối ngày = tồn đầu ngày + nhập trong ngày – xuất bán trong ngày.

Lập bảng xuất – nhập – tồn theo tháng

Bảng xuất nhập tồn của tháng cũng có các thông số tương tự như các thông số của ngày:

Tồn đầu tháng = tồn ngày đầu tiên trong tháng

Nhập trong tháng = tổng cộng hàng nhập của tất cả các ngày trong tháng

Xuất bán trong tháng = tổng cộng hàng xuất bán của tất cả các ngày trong tháng

Tồn cuối tháng = tồn đầu tháng + nhập trong tháng – xuất bán trong tháng (chính là tồn của ngày cuối cùng trong tháng)

Ưu, nhược điểm của việc quản lý hàng tồn kho bằng excel

Ưu điểm: tiết kiệm chi phí cho các nhà kinh doanh

Nhược điểm:

• Dữ liệu sẽ bị mất hoàn toàn nếu bạn quên không ấn “lưu” hoặc mất điện mà bạn chưa kịp lưu dữ liệu thay đổi
• Không thể in hóa đơn trả khách hàng và dễ thất thoát
• Không nắm rõ được khách hàng nào mua sản phẩm nào, vào thời gian nào, cái này rất bất tiện khi khách hàng mang trả lại hàng trong thời gian đổi trả
• Sẽ rất khó khăn khi một số nhân viên không biết cách sử dụng các hàm tính toán trong excel, vì chỉ cần nhầm lẫn nhỏ thì mọi dữ liệu sẽ bị thay đổi mà khó lấy lại được
• Bạn không thể tra cứu mọi số liệu liên quan đến kho hay kinh doanh của cửa hàng ở trên điện thoại, giả sử bạn phải đi đâu xa ra khỏi cửa hàng thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ không biết một thông tin gì nếu không hỏi nhân viên.
• Phải lưu trữ nhiều file excel cho mỗi tháng, sau một thời gian khi cần tra cứu lại thông tin thì bạn sẽ phải dùng biện pháp thủ công bằng tay, sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm.

Để giải quyết được những nhược điểm trên, bạn hãy tham khảo Nhanh.vn - phần mềm quản lý kho hàng online với những ưu điểm vượt trội. Hơn 80% các nhà kinh doanh đã tin tưởng dùng  phần mềm quản lý kho này, tại sao bạn lại đắn đo suy nghĩ?