Khó khăn thường gặp phải khi quản lý kho hàng và cách khắc phục

2021-02-26

Có rất nhiều công việc cần quản lý khi bạn có một cửa hàng như: quản lý nhân viên, quản lý cửa hàng, hàng hóa trong cửa hàng, quản lý kho hàng,... Nhưng dường như việc quản lý kho hàng trở thành công việc mà ai cũng cảm thấy khó khăn khi đảm nhiệm nhất vì kho hàng chính là một phần quan trọng nhất trong cửa hàng của bạn. Kho hàng là nơi cung cấp sản phẩm, dịch vụ chính của cửa hàng nên việc cảm thấy gánh nặng khi quản lý kho hàng cũng là điều hiển nhiên. Vậy có những nguyên nhân nào dẫn đến việc quản lý kho hàng trở nên khó khăn như vậy và cách khắc phục chúng ra sao? Hãy cùng Nhanh.vn đi tìm hiểu nhé

1.Dành quá ít thời gian cho kho hàng của mình

Mặc dù ai cũng biết rằng nhà kho chính là nơi cung cấp sản phẩm, dịch vụ để bán cho khách hàng nhưng bởi vì nhà kho là nơi khách hàng không thấy nên nhiều người không để ý nhiều đến chúng. Nhiều người thường chỉ quan tâm đến việc quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng, cửa hàng và rồi để cho nhà kho của mình thành một mơ hỗn độn, chất đống nhiều loại hàng khác nhau. Việc dành ít thời gian cho kho hàn của mình cũng khiến cho bạn không thể nào kiểm soát được lượng hàng hóa xuất nhập, từ đó việc xách định lợi nhuận, thua lỗ ra sao cũng không được chính xác.

  • Giải pháp: Bạn hãy lập cho mình một bản kế hoạch chi tiết về các công việc cần làm từ đó có thể cân bằng được các công việc, tránh làm việc này nhiều việc kia ít. Khi bạn đã có nhiều thời gian cho kho hàng của mình rồi thì mới có thể khắc phục tiếp những khó khăn trong kho hàng của mình.

2. Không kiểm soát kỹ lượng hàng hóa ra vào

Việc kiểm soát lượng hàng hóa ra vào trong kho rất quan trọng vì nếu không nắm rõ số lượng hàng hoá cũng như nguyên vật liệu xuất nhập kho chứng tỏ doanh nghiệp chưa xác định được định mức tồn kho định kỳ. Bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình cảnh không cung ứng đủ sản phẩm cho các điểm bán lẻ hay đại lý phân phối; cũng như duy trì hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Bạn cũng có thể lâm vào tình cảnh dự trữ quá nhiều thành phẩm, nguyên vật liệu mà không thể xoay vòng hàng tồn cũng như vốn doanh nghiệp.  

  • Giải pháp: Hãy áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước cho kho hàng của bạn. Đây là một phương pháp rất hiệu quả trong việc quản lý lượng hàng hóa tồn kho. Nhập trước – xuất trước có nghĩa là những hàng hóa nhập vào trước thì cũng sẽ được xuất ra trước và ngược lại. Khi áp dụng phương pháp này thì những hàng hoá nhập trước sẽ được đẩy đi sớm hơn tránh bị lỗi mốt và quán hạn sử dụng. Bên cạnh đó bạn có thể dùng Phần mềm quản lý hỗ trợ việc xuất nhập kho chính xác.

Dùng thử phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn

Quản lý tập trung - tiện lợi - hiệu quả

xem thêm

Kiểm soát lượng hàng hóa xuất nhập trong kho 1 cách thật kỹ càng

Kiểm soát lượng hàng hóa xuất nhập trong kho 1 cách thật kỹ càng

Soát hóa đơn, nhập xuất kho dù là những mặt hàng có giá trị nhỏ nhất. Việc làm này nhằm đảm bảo bạn sẽ kiểm soát được lượng hóa ra vào trong kho một cách chi tiết nhất.  Nhưng việc biết cách kết hợp và xử lý khoa học khi tiếp nhận kiểm tra rất nhiều chứng từ, xuất, nhập, lưu chuyển hàng hoá vốn là công việc không phải dễ dàng. Nếu có thể hãy thuê một nhân viên có chuyên môn sâu để giúp bạn làm công việc này.

3.Sắp xếp hàng hóa trong kho không hợp lý

Nếu như hàng hóa trong kho không được sắp xếp hợp lý, không được phân ra thành từng loại hàng khác nhau có thể bạn sẽ gặp nhiều vấn đề như: phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa, khó di chuyển khi lấy hàng, chuột bọ cắn phá hàng, không kiểm soát được hàng lâu ngày…

Ngược lại nếu như việc sắp xếp khoa học hàng hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăn năng suất lao động cùng việc tra xuất, quản lý, kiểm soát thuận tiện, dễ dàng hơn. Nên bố trí hàng hóa theo một nguyên tắc nhất định, hàng nào có nhu cầu cần gấp, nhiều hơn thì đưa ra đầu, hàng nào dễ vỡ thì đặt tại nơi ít phải va chạm,…

  • Vậy giải pháp để cho nhà kho của bạn trở nên khoa học hơn là gì?

Hãy thử áp dụng phương pháp sắp xếp hàng hóa 5s cho cửa hàng của bạn. 5s được thể hiện qua những bước sau:

-Sort ( Sàng lọc): là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.

-Set (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì ta cần làm gì?

Công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy,dễ lấy và dễ trả lại.

-Shine (Sạch sẽ): Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽthông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. Hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).

- Standardize (Săn sóc)): Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên.

-Substain (Sẵn sàng ): Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.

Nên sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa hoc để có thể dễ dàng lấy hàng hàng hóa ra

Nên sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa hoc để có thể dễ dàng lấy hàng hàng hóa ra

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng thông minh, hạn chế thất thoát

4. Không kiểm tra kho hàng thường xuyên

Một trong những sai lầm nghiêm trọng trong công tác quản lý kho hàng là không thường xuyên kiểm lại hàng tồn. Nhiều người thường ngại việc kho quá lớn, hàng quá nhiều mà không muốn kiểm tra sát sao về số lượng và tình trạng hàng trong kho. Việc này dẫn đến hàng hóa bị thất thoát, hỏng hóc hay hết hạn mà doanh nghiệp không biết, đến khi cần dùng lại không đáp ứng được nhu cầu.

Cách khắp phục: Bạn nên có một kế hoạch kiểm tra kho hàng định kỳ tùy vào quy mô xuất nhập của cửa hàng, có thể là mỗi tháng 1 lần, hoặc 2, 3 tháng. Và mỗi lần kiểm tra kho hàng hãy chắc chắn rằng sẽ thu thập được những thông tin hữu ích như: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói),… .

Kiểm tra và ghi chép lại chi tiết về những lần kiểm kho hàng

Kiểm tra và ghi chép lại chi tiết về những lần kiểm kho hàng

Trên đây là một vài lỗi khi quản lý kho hàng thường mắc phải và những cách khắc phục mà Nhanh.vn có thể gợi ý cho bạn. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn và kho hàng của bạn.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến