Hướng dẫn quản lý đơn hàng một cách hiệu quả

09/01/2020

Để doanh nghiệp của bạn có thể kinh doanh một cách hiệu quả thì không chỉ việc marketing, tìm kiếm khách hàng,.. mới quan trọng, mà việc bạn quản lý các đơn hàng của khách cũng là yếu tố cốt lõi. Hôm nay bạn hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về công việc quản lý đơn hàng và những quy tắc giúp quản lý đơn hàng một cách hiệu quả nhằm tăng doanh thu nhé.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là việc chủ doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể để theo dõi thông tin đơn hàng, đóng gói và giao hàng sao cho quy trình này được diễn ra trơn tru, đảm bảo tiến độ đến tay khách hàng. Đối với nhân viên chịu trách nhiệm quản lý đơn hàng, họ sẽ phải tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, xuất hàng từ kho và tiến hành đóng gói hàng hóa theo như thông tin trên đơn hàng, liên hệ với dịch vụ vận tải để giao hàng đến tay khách hàng, theo dõi trạng thái của đơn hàng, đảm bảo mọi sự thay đổi hay sự cố đều được thông tin tới chủ cửa hàng và xử lý kịp thời. 

Nếu quy trình quản lý đơn hàng không được làm tốt và hiệu quả, cửa hàng đó hoàn toàn có thể gặp rắc rối trong việc đóng gói hàng hóa và gửi cho khách hàng như là sai thông tin, thiếu hàng trong kho,... Trường hợp này xảy ra nhiều lần sẽ dẫn đến việc khách hàng mất lòng tin vào bạn và sẽ tìm đến các doanh nghiệp đối thủ của bạn.

Vậy làm thế nào để quản lý đơn hàng của bạn một cách hiệu quả?

Để quản lý đơn hàng một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả, bạn sẽ cầm nắm vững được những nguyên tắc chính sau đây:

1. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh sẽ giúp bạn giảm thiểu công sức, chất xám và thời gian đi rất nhiều trong việc quản lý các đơn hàng của khách hàng. Tại sao? Lấy ví dụ với Omnichannel, phần mềm quản lý bán hàng đa kênh của Nhanh.vn đang được tin dùng bởi hơn 80.000 doanh nghiệp, đem đến cho người sử dụng khả năng bán hàng mọi nơi, quản lý 1 nơi. Nghĩa là mọi dữ liệu về đơn hàng từ các nguồn đến dịch vụ vận chuyển, hàng hóa được nhập và xuất ở đâu, như thế nào, tồn kho bao nhiêu, đang có các chương trình khuyến mãi nào diễn ra,... Tất tần tật mọi thông tin về doanh nghiệp, cửa hàng của bạn đều được lưu trữ, sắp xếp thông minh và ngăn nắp qua phần mềm này. Việc bạn cần làm chỉ là nhập thông tin vào một lần duy nhất và phần mềm sẽ làm mọi việc còn lại như kết nối các kênh bán hàng của bạn lại với nhau, tích hợp gửi email chăm sóc khách hàng, so sánh cước vận chuyển của các bên giúp tiết kiệm chi phí giao hàng tối đa, theo dõi và lập báo cáo tổng quan, chi tiết giúp bạn nắm bắt thông tin kịp thời,... Với những phần mềm quản lý bán hàng đa kênh như Omnichannel, bạn sẽ có một hệ thống quy trình hoàn hảo để vận hành và quản lý bán hàng hiệu quả. Chỉ với những lợi ích trên thôi thì chắc hẳn bạn cũng có thể thấy tầm quan trọng của phần mềm bán hàng đa kênh đối với việc quản lý bán hàng nói chung và quản lý đơn hàng nói riêng đúng không? Khi sử dụng phần mềm để quản lý thì bạn sẽ không sợ bị bỏ sót đơn hàng, lặp đơn hay nhận đơn trong khi kho hết hàng... vì phần mềm đã giúp bạn đồng nhất thông tin tồn kho trên toàn hệ thống rồi.

hướng dẫn quản lý đơn hàng một cách hiệu quả

Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Omnichannel được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng

2. Áp dụng nguyên tắc nhập trước, xuất trước.

Đối với những doanh nghiệp mới bắt đầu đi vào hoạt động thì có thể sẽ chưa sử dụng ngay phần mềm quản lý bán hàng đa kênh được, vậy nên họ có thể sẽ mắc phải sai lầm bỏ sót những đơn hàng cũ của khách hàng. Lý do điển hình của vấn đề này chính là do quá trình nhập dữ liệu thủ công có sự sai sót hoặc quá trình quản lý đơn hàng chưa thông suốt liền mạch. 

Xem thêm: Quản lý kho hàng bằng Excel đơn giản hiện nay

3. Nhập dữ liệu cho đơn hàng: nhập duy nhất 1 lần.

Dữ liệu, thông tin về đơn hàng chỉ nên được nhập duy nhất một lần trên toàn hệ thống và sau đó được lưu thông xuyên suốt trên kênh phân phối. Khi làm được điều này thì thông tin sẽ khó bị sai sót hơn so với việc nhập lại thông tin nhiều lần kể từ khi khách đặt, mua hàng.

4. Theo dõi trạng thái của đơn hàng.

Để tránh việc đơn hàng bị chồng chéo hay xử lý nhầm đơn hàng thì bạn nên có phần mềm để quản lý, sắp xếp tình trạng đơn hàng một cách thông minh và gọn gàng. Điều này sẽ giúp bạn xử lý các đơn hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn, tránh được tình trạng bỏ sót đơn hàng. Nếu một đơn hàng gặp vấn đề thì bạn cũng có thể lấy được thông tin đơn hàng đó nhanh hơn,

hướng dẫn quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý trạng thái đơn hàng trên phần mềm của Nhanh.vn

5. Quản lý cẩn thận tình trạng tồn kho của hàng hóa.

Khi các doanh nghiệp tập trung vào tìm kiếm khách hàng và bán hàng thì dễ bị bỏ quên mất công việc này. Chào bán hàng trong khi hàng không còn trong kho thì thật nguy hiểm đúng không nào. Vật để giải quyết mối lo này nhanh chóng thì bạn có thể sử dụng phần mềm để quản lý đơn hàng mà có thể đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống quản lý chung và tự động thông báo cho bạn hoặc bộ phận kho khi hàng sắp hết.

Xem thêm: Mách nhỏ cách quản lý cửa hàng hiệu quả dành riêng cho bạn

Với những thông tin trên đây, Nhanh.vn hy vọng đã có thể giúp bạn quản lý được đơn hàng hiệu quả hơn. Nhanh.vn chúc bạn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến