Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

11/12/2019

 

Trong hệ thống sổ sách kế toán hiện hành có rất nhiều hình thức doanh nghiệp có thể áp dụng, trong đó hình thức kế toán Nhật ký chung là được sử dụng phổ biến nhất để doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ, quản lý hoạt động kinh doanh một cách khoa học. Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ chia sẻ cho bạn về cách ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.

1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

  • Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
  • Sổ Cái
  • Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Hàng ngày:

Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:

Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

 

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Xem thêm: Hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC mà doanh nghiệp cần biết

3. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Nhật ký chung (Mẫu số 03a-DN)

a) Nội dung:

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này:

  • Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
  • Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
  • Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.
  • Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.
  • Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
  • Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
  • Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.
  • Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.

Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt.

ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Dưới đây là hướng dẫn nội dung, kết cấu và cách ghi sổ của một số Nhật ký đặc biệt thông dụng.

Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số 03a1-DN)

a) Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B...).

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

  • Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
  • Cột B,C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
  • Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán.
  • Cột 1: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ của tài khoản tiền được theo dõi trên sổ này như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.. .
  • Cột 2, 3, 4, 5, 6: Ghi số tiền phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng.

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)

a) Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B...).

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

  • Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
  • Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.
  • Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.
  • Cột 1: Ghi số tiền chi ra vào bên Có của tài khoản tiền được theo dõi trên sổ này, như: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng...
  • Cột 2, 3, 4, 5, 6 : Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng.

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN)

a) Nội dung: Là Sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị, như: Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa;...

Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ.

  • Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
  • Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
  • Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.
  • Cột 1, 2, 3 : Ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho như: Hàng hóa, nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ... Trường hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho loại hàng tồn kho đó như: Hàng hoá A, hàng hoá B...
  • Cột 4: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua.

Cuối trang sổ, cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.

4. Lời kết

Các doanh nghiệp lựa chọn ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung thì phải biết cách sử dụng đúng để thực hiện các nghiệp vụ chính xác. Ghi sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế hoạch mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản lý. Đối với nhân viên kế toán nói chung, nó giúp cho họ dễ dàng hơn trong quá trình làm việc. Nếu phát hiện có sai sót ở sổ cái, nhân viên kế toán có thể sử dụng sổ chi tiết để đối chiếu rồi điều chỉnh lại cho đúng, tác dụng rất lớn trong việc giảm thiểu thời gian để tìm nguồn gốc của sự sai sót.

Bên cạnh việc ghi sổ kế toán, còn một công cụ khác hỗ trợ hiệu quả hơn trong việc quản lý các khâu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đó là phần mềm quản lý bán hàng. Trong thời buổi kinh doanh công nghệ hiện nay, công cụ này được sử dụng phổ biến hỗ trợ cho doanh nghiệp nói chung và kế toán nói riêng khi thu thập, xử lý dữ liệu. Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp khi tích hợp các tính năng như quản lý kho hàng, đơn hàng, thực hiện kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,... chắc chắn giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn

Hỗ trợ nghiệp vụ kế toán với phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn

Trên đây, Nhanh.vn đã giúp các bạn tìm hiểu về cách ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương