Giải pháp quản lý các hoạt động bán hàng theo quy trình tối ưu nhất

03/03/2020

Quản lý bán hàng hiệu quả là mong muốn của tất cả các chủ doanh nghiệp khi kinh doanh. Tuy nhiên vận hành một quá trình kinh doanh chưa bao giờ là một chuyện đơn giản, dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì thì vẫn có hàng tá công việc diễn ra hàng ngày và, nếu không có một kế hoạch cụ thể, không áp dụng những phương pháp kinh doanh khoa học thì dám chắc hoạt động kinh doanh của bạn sẽ rơi vào bế tắc. Hiểu được bài toán khó đó, nhanh.vn chúng tôi hôm nay sẽ mang đến cho bạn giải pháp tối ưu giúp bạn vận hành hoạt động kinh doanh, bán hàng hiệu quả nhất.

Mời các bạn đọc bài viết!

Các nội dung chính [hide]

I. Quản lý công việc theo quy trình là gì?

Quy trình là khuôn khổ (pháp lý nội bộ) để cho các công việc được diễn ra đúng phép tắc trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Phương pháp quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý mà ở đó doanh nghiệp đưa ra các quy tắc, các công việc mẫu và đưa ra thứ tự thực hiện chuẩn để thực hiện công việc.  

Quy trình quản lý giúp:

  •  Thống nhất cách thức và thứ tự làm việc của doanh nghiệp
  •  Các công việc được diễn ra nhịp nhàng, tránh gián đoạn

II. Tầm quan trọng của các quy trình quản lý trong kinh doanh bán hàng

Giúp nhân viên xác định rõ các công việc cần làm và thứ tự thực hiện

Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng, tính cách khác nhau dẫn đến phong cách làm việc khác nhau. Với những nhân viên xuất sắc thì không sao nhưng đối với các nhân viên chưa có kinh nghiệm, có thể cách làm việc riêng của họ sẽ là nguyên nhân dẫn đến gián đoạn hoặc giảm năng suất công việc. Do đó, áp dụng quy trình quản lý chung giúp mọi hoạt động của công ty thành một dòng chảy lưu loát và trở nên minh bạch. Quy trình làm việc giúp người làm việc xác định những công việc cần làm là gì, thứ tự ra sao cần đạt kết quả như thế nào.

Phân công lao động rõ ràng

Làm việc theo quy trình giúp cấp trên dễ dàng giao việc cho cấp dưới. Quy trình quản lý giúp xác định các vài trò, trách nhiệm của từng nhân sự một cách rõ ràng. Điều này đặc biệt đem lại tiện lợi đối với công việc cần làm việc nhóm, bới nó giúp các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau nhịp nhàng, ăn khớp mà không lo làm trùng công việc của nhau hoặc bỏ sót công việc.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Quy trình quản lý có vẻ như là một vấn đề nội bộ và không mấy liên quan gì đến khách hàng. Nhưng thực chất nó có liên hệ mật thiết đến sự hài lòng của khách hàng, cụ thể là trong quy trình chăm sóc khách hàng. Quy trình quản lý giúp nhân viên chăm sóc khách hàng một cách đầy đủ và sát xao nhất, từ giai đoạn tiếp cận khách hàng cho đến giai đoạn chăm sóc hậu mua hàng để tăng tỷ lệ tái mua hàng. Việc chăm sóc khách hàng theo đúng quy trình chuẩn đã được quy định cho khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của công ty, cảm thấy được chăm sóc tốt và rất có thể họ sẽ giới thiệu người thân sử dụng sản phẩm.

Tăng lợi thế cạnh tranh

Trong thời đại mà các doanh nghiệp “mọc lên như nấm sau mưa”, việc tìm cho mình một quy trình chuẩn giúp bộ máy làm việc diễn ra nhịp nhàng chính là tạo lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ. Thực tế, quy trình quản lý là kinh nghiệm được đúc rút sau nhiều năm hoạt động, và cũng là những kiến thức được tích lũy qua nhiều tài liệu của mỗi chủ doanh nghiệp. Do đó, quy trình làm việc thường thể hiện nét đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp và hàm chứa trong đó lợi thế kinh doanh riêng.

III. Các quy trình quản lý trong hoạt kinh doanh của doanh nghiệp

Quy trinh bán hàng

Các quy trình quản lý trong bán hàng

1. Quy trình quản lý đơn đặt hàng

1.1. Quản lý lượng hàng tồn kho

Lượng hàng tồn kho ảnh hưởng rất nhiều đến việc quản lý đơn đặt hàng. Quản lý lượng hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng và tránh trường hợp sai sót hoặc chậm trễ đơn đặt hàng.

Khi các nhà quản lý đang tập trung vào đẩy mạnh các hoạt động tìm kiếm thị trường và bán hàng thì việc lơ là quản lý lượng hàng tồn kho là điều dễ xảy ra. Vì vậy cách hiệu quả và đơn giản để phòng tránh trường hợp này là sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng có tích hợp tính năng nhập đơn hàng mới, đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống quản lý chung và tự động thông báo cho bộ phận kho (hoặc nhà cung ứng).

1.2. Áp dụng nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO)

Khi triển khai kinh doanh, nhiều công ty vẫn mắc sai lầm khi bỏ sót mất những đơn đặt hàng cũ của khách hàng. Một trong những lý do điển hình là do lỗi kỹ thuật khi nhập liệu.

Những doanh nghiệp nhỏ, hoặc những doanh nghiệp vừa mới thành lập sẽ thường là đối tượng mắc lỗi này do chưa có được một hệ thống chuyên nghiệp để quản lý đơn hàng nhập và xuất. Lỗi này sẽ thường xảy ra khi nhập và điều chỉnh thông tin thủ công. 

1.3. Lọc các đơn hàng

Nếu thuận lợi trong kinh doanh, doanh nghiệp sẽ ngày càng nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn. Mức độ phức tạp của các đơn đặt hàng cũng ngày một gia tăng. Do đó doanh nghiệp cần lọc: Đơn đã thanh toán, đơn hàng phải chuyển phát nhanh, đơn hàng được khuyến mãi, đơn hàng trả góp, đơn hàng đặt trước – sau,…

Đến lúc này, việc lọc các đơn hàng theo thứ tự ưu tiên sẽ trở nên thực sự quan trọng. Mục tiêu của việc lọc đơn hàng là chuyển giao cho khách hàng đúng những gì họ kỳ vọng, vào đúng thời điểm họ mong muốn.

1.4. Gia tăng hiệu quả giao nhận hàng

Bên cạnh việc làm cho khách hàng hài lòng về tiến độ giao hàng và sự chuyên nghiệp, một phương thức giao nhận hàng hiệu quả còn mang đến nhiều lợi ích khác về mặt quản lý. Khi khách hàng được giao hàng nhanh, đúng như thỏa thuận sẽ giảm nguy cơ hủy đơn hàng. Đồng thời về phía khách hàng, họ sẽ cảm thấy đang được phục vụ bởi một công ty cực kỳ coi trọng trải nghiệm khách hàng.

1.5. Gắn mã theo dõi

Hàng còn ở trong kho, doanh nghiệp vẫn đang có quyền kiểm soát hoàn toàn nhưng nếu hàng được giao cho bên đối tác thì lại khác. Để có thể nắm được tình hình thực hiện đơn hàng sau khi đã trao sản phẩm cho bên thứ ba, doanh nghiệp cần một mã theo dõi với từng sản phẩm..

Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng đã cho phép khách hàng của mình sử dụng mã để kiểm tra xem sản phẩm mình đặt đã đi tới đâu, và còn bao lâu nữa mình sẽ nhận được hàng.

Tham khảo: Quy trình xử lý đơn hàng

2. Quy trình quản lý biên lai

2.1. Chuyển biên lai điện tử sang biên lai giấy

Khi chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy phải thực hiện theo đúng nguyên tắc và chỉ được chuyển đổi một lần. Trong biên lai chuyển đổi có dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của trung tâm hỗ trợ đăng ký kinh doanh.

Việc chuyển đổi biên lai là để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Thực hiện chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy cần đáp ứng được các điều kiện sau:

  • Về điều kiện chuyển đổi: phản ánh toàn vẹn nội dung của biên lai gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ biên lai điện tử sang biên lai giấy; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ biên lai điện tử sang biên lai giấy.
  • Về giá trị pháp lý: Khi đảm bảo được tính toàn vẹn của thông tin trên biên lai gốc, có xác nhận được chuyển đổi và chữ ký người thực hiện chuyển đổi thì biên lai điện tử chuyển đổi sẽ có giá trị pháp lý.
  • Về ký hiệu riêng: Thực hiện biên lai chuyển đổi với các ký hiệu riêng thì những ký hiệu này phải chứa đầy đủ thông tin: dòng chữ phân biệt giữa biên lai chuyển đổi và biên lai điện tử gốc, họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

2.2. Xử lý biên lai điện tử đã lập

Trường hợp hủy biên lai: Điều kiện để hủy biên lai điện tử đã được lập:

  • Đơn vị hỗ trợ đăng ký kinh doanh chưa kê khai nộp phí
  • Người nộp phí chưa hạch toán chi phí
  • Cả đơn vị hỗ trợ đăng ký kinh doanh và người nộp phí đều xác nhận sai sót.

Khi đó đơn vị hỗ trợ đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện hủy biên lai, biên lai điện tử đã hủy phải được lưu trữ lại.

Trường hợp điều chỉnh sai sót của biên lai:

  • Biên lai điện tử đã được lập và gửi cho người nộp phí
  • Trung tâm hỗ trợ đăng kí kinh doanh đã kê khai
  • Người nộp phí đã hạch toán chi phí.

Với trường hợp trên, khi phát hiện sai sót trong biên lai thì cả 2 bên trung tâm và người nộp phí cùng nhau lập văn bản thỏa thuận. Trong văn bản này phải ghi rõ sai sót, có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Sau đó bên trung tâm hỗ trợ đăng ký kinh doanh phải lập biên bản điện tử điều chỉnh sai sót đó.

Trong biên bản phải ghi rõ những điều chỉnh tăng, giảm là bao nhiêu. Sau khi có biên lai điều chỉnh, trung tâm sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh, còn người nộp phí thì hạch toán điều chỉnh. Chú ý những ký hiệu, dấu trong biên lai điều chỉnh, đặc biệt không được ghi số âm.

3. Quy trình quản lý hợp đồng

  • Mã hợp đồng, Số file lưu trữ, Ngày ký hợp đồng, Giá trị hợp đồng trước/sau thuế, Giá trị hoa hồng…
  • Phụ lục hợp đồng, Chi tiết hàng hóa theo hợp đồng, Điều khoản thanh toán của hợp đồng…
  • Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, Tiến độ thanh toán theo từng điều khoản của hợp đồng…
  • Quản lý hợp đồng bao gồm các thông tin căn bản sẵn có và các thông tin mở rộng (định dạng kiểu ngày, kiểu ký tự và kiểu số) cho phép người dùng có thể tự định nghĩa bằng cách click đúp chuột để khai báo lại tiêu đề.

 Những điểm nổi bật:

  • Truy xuất thông tin quản lý hợp đồng một cách đa chiều thông qua các điều kiện lọc, gom nhóm theo nhiều tiêu chí như trạng thái, khách hàng, bộ phận, nhân viên thực hiện,… cùng các chỉ tiêu mở rộng khác do người dùng tự định nghĩa.
  • Lưu các thông tin khác trên quản lý hợp đồng thông qua việc attach, download các file hình ảnh, tài liệu đính kèm.
  • Truy xuất thông tin trên quản lý hợp đồng một cách đa chiều thông qua các điều kiện lọc, gom nhóm theo nhiều tiêu chí như trạng thái, khách hàng, bộ phận, nhân viên thực hiện, các loại ngày tháng…
  • Kết nối phân hệ quản lý công việc: Khai báo lịch làm việc chi tiết cho từng hợp đồng, bộ phận, nhân viên; thiết lập chế độ cảnh báo nhắc việc linh hoạt; lấy thông tin tự động từ phiếu công việc lưu thành giao dịch trên quản lý hợp đồng, làm cơ sở phân tích đánh giá năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên.
  • In báo cáo: Bảng kê theo dõi hợp đồng mua/bán, Sổ tổng hợp công nợ phải thu/phải trả theo hợp đồng, Sổ tổng hợp tài khoản theo hợp đồng, Báo cáo giá trị sản lượng thực hiện theo hợp đồng, Theo dõi thanh toán theo từng điều khoản hợp đồng,…

4. Quy trình quản lý khách hàng

4.1. Thu thập thông tin và phân loại khách hàng

  • Thu thập thông tin khách hàng.
  • Phân nhóm khách hàng (Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác).
  • Theo dõi quá trình tiếp cận và giao dịch với khách hàng để có những  bước “đánh” khách hàng cụ thể.
  • Đánh giá, phân loại khách hàng theo mức độ tiềm năng. Việc đánh giá này có thể có những tiêu chí rõ ràng hoặc theo ý kiến chủ quan của người làm.
  • Quản lý thông tin liên hệ, đối tác

4.2. Quản lý cơ hội bán hàng

  • Đây là vấn đề cực kỳ quan trọng cần được quản lý, ở bước này cần phải thực hiện các bước cụ thể  như sau: 
  • Tất cả các khách hàng mới đều cần tạo cơ hội bán hàng mới.
  • Đánh giá, phân loại cơ hội bán hàng theo mức độ khả thi để có những chiến lược cụ thể
  • Theo dõi quá trình giao dịch với khách hàng liên quan đến cơ hội bán hàng
  • Kết thúc và đóng cơ hội bán hàng. Kết quả viên mãn của là cơ hội bán hàng được chuyển thành giao dịch thành công.
  • Quản lý lịch hẹn và giao dịch

4.3. Thiết lập và theo dõi mối quan hệ với khách hàng

Việc có được cuộc hẹn với khách hàng là vô cùng quan trọng, do vậy cần quản lý tốt để không bỏ lỡ cuộc hẹn nào. Những công việc cần làm đó là:

  • Lập lịch cuộc gọi
  • Lập lịch hẹn
  • Theo dõi quá trình thực hiện
  • Theo dõi lịch sử giao dịch

Ngoài ra, bạn cần quản lý thông tin yêu cầu bảo hành, hỗ trợ, khiếu nại của khách hàng…. Để có thể mang tới cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.

5. Quy trình quản lý công nợ

- Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng. Nêu rõ mức phạt trong trường hợp khách hàng phải chịu nếu vi phạm quy định thanh toán.

- Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý công nợ phải thu chuẩn của công ty. Bám sát các mục tiêu: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý thu hồi công nợ.

- Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/9”.

- Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn. Có nhiều trường hợp khách hàng, có thể việc gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh toán là không có tác dụng. Chúng ta cần yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những yêu cầu cụ thể để khách hàng không thể thoái thác.

Xem thêm: Tăng doanh thu bán hàng đột phá với quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

IV. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

 Nếu bạn đã sẵn sàng bỏ vốn ra để kinh doanh thì đừng ngần ngại chi thêm vài triệu mua một phần mềm bán hàng. Bởi vì một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 80% thời gian, công sức và chi phí cho việc quản lý và bán hàng. Bạn chỉ cần chọn cho mình một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Nó sẽ giúp bạn tự động hóa nhiều khâu quản lý và kiểm soát dữ liệu kho, số lượng hàng hóa, hiệu quả nhân viên tốt hơn mà còn đưa ra các báo cáo bán hàng cần thiết để bạn kịp thời đánh giá và cải thiện tình hình kinh doanh của mình. Và nếu bạn đang băn khoăn vì quá nhiều phần mềm quản lý bán hàng trôi nổi trên thị trường thì một gợi ý tốt nhất cho bạn lúc này là hãy tìm đến phần mềm quản lý bán hàng đa kênh của nhanh.vn, tại đây sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ tối ưu nhất với giá cả hợp lý. Cuối cùng chúc bạn có những chiến lược tốt nhất và kinh doanh thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương