TIN TỨC
Danh mục
Bài viết mới nhất

Chủ shop có biết: Quản lý nhân viên cũng cần phải có quy trình

2021-06-25

Con người là tài sản quan trọng nhất mà một doanh nghiệp có. Bởi chính con người là yếu tố quyết định trực tiếp đến sự thành công và thịnh vượng của một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, con người còn tạo nên sự gắn kết trong công ty giúp cho công ty gắn bó với nhau hơn, nhân viên được làm việc trong môi trường thân thiện từ đó phát huy được hết khả năng xây dựng và phát triển doanh nghiệp.

Quản lý nhân viên - Một công việc đòi hỏi các nhà quản trị cần linh động, sáng tạo và là điều không hề dễ dàng đối với họ. Vì với mỗi một mô hình doanh nghiệp, cơ cấu công ty, cách thức quản lý khác nhau thì quy trình quản lý nhân viên cũng sẽ khác. Vậy để xây dựng quy trình quản lý nhân viên thì các quản trị cấp cao cần làm gì? Hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu nhé!

1. Quản lý nhân viên là gì?

Quản lý nhân viên hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay doanh nghiệp một cách hợp lý và hiệu quả.

Việc quản lý nhân sự bắt nguồn từ việc dẫn dắt các hoạt động và mục tiêu làm việc. Nhà lãnh đạo hay người làm công việc quản lý nhân sự sẽ chịu trách nhiệm phát triển các quy trình và hỗ trợ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà quản lý nhân sự còn có nhiệm vụ thu hút và giữ chân các nhân viên tài năng cũng như sắp xếp công việc phù hợp với khả năng của họ. Đây là điều vô cùng quan trọng với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Nói tóm lại quản lý nhân sự chính là việc khai thác, quản lý và sử dụng nguồn nhân lực trong một tổ chức, doanh nghiệp sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất. Quản lý nhân sự là một trong những công việc quan trọng hàng đầu, cần có trong mọi lĩnh vực chứ không chỉ riêng gì kinh doanh.

2. Tại sao cần có quy trình quản lý nhân viên

2.1. Đạt được mục tiêu kinh doanh

Một doanh nghiệp muốn phát triển mạnh mẽ và có chỗ đứng trên thị trường cần phải có một đội ngũ nhân sự chất lượng. Vậy nên doanh nghiệp cần có quy trình quản lý nhân sự giúp quản lý nguồn vốn, cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật và khai thác và tận dụng năng lực nhân sự phù hợp với doanh nghiệp.

Vai trò cơ bản nhất của quản lý nhân sự là giúp công ty doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình bằng việc phát triển thái độ tích cực giữa các nhân viên qua các công tác quản lý nhân sự hiệu quả.

2.2. Tiết kiệm ngân sách quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Việc tối ưu các ngân sách cho việc quản lý nhân sự là một vai trò quan trọng của bộ phận quản lý. Để đảm bảo cho sự phát triển của công ty cần tận dụng ngân sách một cách hiệu quả và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Hơn thế nữa, khi có một quy trình tốt còn cải thiện thời gian và chất lượng phản hồi của phòng nhân sự đối với các yêu cầu của nhân viên.

Hệ thống quản lý nhân sự sẽ thiết kế và lựa chọn một quy trình tuyển dụng có cấu trúc hợp lý và phù hợp với doanh nghiệp giúp giảm thiểu các chi phí quan trọng liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn - Quản lý doanh thu, nhân viên, kho hàng chỉ với 8k/ngày

phần mềm bán hàng

2.3. Tăng cường hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng.

Việc quan trọng nhất của quản lý nhân sự là phải đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực của nhân sự. Bộ phận quản lý phải lựa chọn nhân viên phù hợp cho các vị trí, nhiệm vụ để họ có thể phát triển theo khả năng của mình. Nếu thực hiện theo quy trình quản lý nhân lực thì nhân viên sẽ có trách nhiệm, chủ động hoàn thiện công việc mình được giao cũng như có ý thức hơn trong khi làm việc.Ngoài ra còn giúp cho người quản lý nắm bắt thông tin nhanh, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển. Hệ thống quản lý sẽ có những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên nhằm giúp nhân viên phát triển chuyên môn một cách chuyên nghiệp.

Thông qua quá trình làm việc hàng ngày bộ phận nhân sự sẽ có thể đánh giá chất lượng và năng lực của từng người để dự đoán được tiến độ làm việc các nhân viên. Ngoài ra còn giúp nhân viên có thể cho ra một phác thảo về mục tiêu và cách tiến đến mục tiêu công việc nhằm giúp phát triển bản thân. Với cách quản lý này nhân viên được thúc đẩy và thực hiện công việc tốt hơn.

Ngoài ra, hệ thống quản lý nhân sự còn nghiên cứu để đưa ra những chính sách về các chương trình phúc lợi cho nhân viên hay tổ chức các sự kiện dành cho nhân viên ngoài giờ làm việc nhằm nâng cao tinh thần làm việc và gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn.

3. Quy trình quản lý nhân viên

Quản trị nhân sự là một bài toán khó cần có quy trình hợp lý. Mặc dù mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những phương thức xây dựng quy trình quản lý nhân sự khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung mô hình “xương sống” cơ bản sẽ đều dựa trên các bước dưới đây:

  • Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
  • Tuyển dụng nhân sự
  • Xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự
  • Chế độ chính sách
  • Hệ thống văn bản áp dụng trong công ty
  • Xây dựng và phát triển văn hóa công ty

Từ 6 bước cơ bản này mà mỗi nhà quản trị có thể áp dụng mở rộng hoặc thu hẹp để phù hợp với mong muốn và đem lại hiệu quả quản lý tốt hơn cho doanh nghiệp.

Dưới đây là chi tiết 6 bước đó:

Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự. Các nhà quản lý, nhà lãnh đạo cần phải nắm được toàn bộ những thông tin liên quan tới nhân viên và bất kỳ công ty nào cũng phải có một hệ thống quản trị nhân sự tốt.

Để xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự các nhà quản lý có thể áp dụng phương pháp như sau:

Sử dụng bảng thông tin thống kê và theo dõi về nguồn nhân sư: Mỗi phòng ban trong công ty nên thành lập một file lưu trữ thông tin của mỗi nhân viên. Bao gồm các thông tin về họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, kinh nghiệm và năng lực làm việc…
Xây dựng bảng theo dõi tuyển dụng: Hồ sơ tuyển dụng nhân viên cần được lưu trữ để cho việc tra cứu được tiện lợi hơn và giúp các nhà quản trị nhân sự rút ra những kinh nghiệm cần thiết trong quá trình tuyển dụng sau này. Các bảng theo dõi tuyển dụng cần có những thông tin cơ bản như họ và tên, trình độ chuyên môn, mức lương của mỗi người, thời gian thử việc, năng lực hoàn thành công việc trong quá trình thử việc…
Xây dựng bảng theo dõi lương: Nhà quản trị cũng cần phải nắm rõ được mức lương cụ thể của mỗi nhân viên. Điều này sẽ giúp điều chỉnh lương sao cho phù hợp với từng vị trí và năng lực của các nhân viên.

Bước 2: Tuyển dụng nhân sự

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự được xem là khâu quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Các bước tuyển dụng nhân sự có thể biến đổi linh hoạt tùy thuộc vào yêu cầu tuyển dụng hay quy mô doanh nghiệp mà không bị áp đặt vào khuôn mẫu chung nào cả.

Vì nguồn nhân lực sẽ quyết định trực tiếp đến sự kết quả hoạt động kinh doanh cho nên tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng cần được cân nhắc và xây dựng hợp lý, đảm bảo chọn ra được những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Tuyển dụng nhân viên là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên

Tuyển dụng nhân viên là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên

Hệ thống tuyển dụng này sẽ bao gồm các bước phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp, như:

  • Tuyển dụng phỏng vấn nhân sự
  • Kế hoạch đào tạo và sự phân chuyển tới các phòng ban
  • Chế độ đãi ngộ, lương thưởng
  • Thông báo nội quy, văn hóa được áp dụng tại doanh nghiệp

Bước 3: Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân lực

Bước tiếp theo của quy trình quản lý nhân sự là đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là một chiến lược đầu tư dài hạn của doanh nghiệp. Trên thực tế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là sự cạnh tranh về nguồn lực nhân sự.

Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân lực

Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân lực

Để chất lượng nhân viên được đảm bảo thì doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí cho quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có thể là lớp đào tạo nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và công việc của mình. Hoặc các chương trình đào tạo giúp nâng cao kỹ năng làm việc, chuyên môn và tay nghề cho nhân sự,…

Bước 4: Các chế độ chính sách

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có các chế độ chính sách khác nhau nhưng điểm chung là các chính sách này đều phải quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên. Các chính sách phải đảm bảo nhân viên có đời sống tinh thần thoải mái, phong phú và lợi ích vật chất đầy đủ.

Sở dĩ việc xây dựng hệ thống chính sách cũng nằm trong các bước của quy trình quản lý nhân sự bởi nó giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro khi các tình huống không mong muốn xảy ra.

Các phúc lợi dành cho nhân viên

Tuyển dụng nhân viên là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên

Với chính sách lương thưởng và phúc lợi tốt là điều kiện tối quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng. Một chính sách toàn diện không chỉ dừng lại ở mức lương, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải tính đến gói phúc lợi bổ sung như: chăm sóc sức khỏe, nha khoa, nghỉ hưu, v.v… cũng như thưởng hiệu suất hàng năm.

Với chính sách nghỉ phép, đây là nhu cầu cơ bản của người lao động nhằm đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống – cũng như khi xảy ra các sự kiện như: sinh con, bệnh tật, người thân qua đời, v.v… Vai trò của bộ phận Nhân sự là theo dõi thời gian nghỉ phép của nhân viên – thông qua biểu mẫu chi tiết hoặc cổng thông tin điện tử. Việc đáp ứng tốt nhu cầu này của nhân viên là điều kiện cần để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người lao động, khiến họ cảm thấy hài lòng và tận tâm hơn với công việc.

Xây dựng và thiết lập được tiêu chuẩn và chế độ chính sách phù hợp là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên. Đây cùng là một trong yếu tố quan trọng hàng đầu giúp doanh nghiệp thu hút nhiều nhân sự tài năng mới và giữ chân nhân tài lại công ty.

Bước 5: Hệ thống văn bản quy phạm được áp dụng

Đây là bước rất quan trọng trong quy trình quản lý nhân viên. Tùy thuộc vào thực tế và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà các quy chế, quy trình, quy định sẽ có những thay đổi khác nhau. Vì vậy việc xây dựng văn bản quy phạm nội bộ cần dựa vào thực tiễn và mức độ phù hợp để thực hiện.

Tuy nhiên, có một số văn bản chung được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp đó là các quy định về chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc, nội quy lao động, thỏa ước lao động, quy chế xử phạt, khen thưởng…Chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp nhân viên trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh hành vi, suy nghĩ, quá trình thực hiện công việc.

Bước 6: Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Yếu tố văn hóa là điều đã được nhắc đi nhắc lại nhiều lần khi xây dựng quy trình trong doanh nghiệp. Đối với quy trình quản lý nhân sự, văn hóa doanh nghiệp tiếp tục được nhắc đến như một bước không thể thiếu. Bất kỳ doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa cũng khó có thể đứng vững được. Cốt lõi văn hóa là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp. 

Xây dựng và phát triển tốt văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng và phát triển tốt văn hóa doanh nghiệp

Để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, các tổ chức có thể tham khảo thực hiện theo những bước sau:

  • Xác định và thống nhất quan điểm kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
  • Đánh giá động lực cá nhân, môi trường động lực chung của doanh nghiệp và thống nhất với bộ quy tắc ứng xử cho các cá nhân trong doanh nghiệp
  • Đánh giá và đề xuất những thay đổi về quy trình và quy định quản lý
  • Đánh giá và đề xuất phương hướng xây dựng hệ thống trao đổi thông tin
  • Tổng hợp và xây dựng các phong trào bề nổi và các nghi lễ, nghi thức của doanh nghiệp

Xem thêm: Phương pháp quản lý nhân viên chặt chẽ, hạn chế gian lận hiệu quả

4. Bí quyết quản lý nhân viên hiệu quả trong doanh nghiệp

Chọn phong cách quản lý nhân sự

Bí quyết quản trị nhân sự đầu tiên là việc chọn phong cách quản lý nhân sự phù hợp với mình.

Mỗi nhà quản lý lại tương tác với nhân viên của họ theo nhiều cách khác nhau. Vì vậy cách các nhà lãnh đạo quản lý nhân viên cũng có nhiều ảnh hưởng đến cách nhân viên cảm nhận về công việc của họ.

Nắm rõ được năng lực của từng người

Đánh giá nhân viên có thể được coi là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên để có thể xem xét mức độ hoàn thành công việc, khả năng phù hợp với công việc của một nhân viên nào đó trong một khoảng thời gian nhất định để đưa ra được một chế độ khen thưởng hợp lý.

Người quản lý phải là người có khả năng bao quát và nắm rõ nhất mọi vấn đề. Họ phải biết được năng lực thật sự của từng người để có kế hoạch giao việc, nâng cao năng lực của từng người trong quá trình làm việc.

 Lắng nghe ý kiến của nhân viên

Trong môi trường làm việc hầu hết các nhà lãnh đạo đều là người chủ động nói và nhân viên sẽ làm nhiệm vụ lắng nghe. Tuy nhiên, nếu người quản lý học cách lắng nghe nhân viên của mình, họ sẽ nhận thấy những thay đổi tích cực của nhân viên. Và mọi nhân viên đều có quyền phát biểu, đưa ra các ý kiến cá nhân của mình để đóng góp tích cực cho doanh nghiệp.

Đặt ra mục tiêu công việc và tiêu chuẩn đánh giá

Đánh giá nhân viên là một trong những hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp nếu muốn phát triển lâu dài. Hiệu suất của nhân viên được đánh giá dựa trên công việc và giờ làm việc của nhân viên. Dựa vào KPI mẫu mà người quản lý có thể đánh giá tính hiệu quả trong công việc của từng nhân viên trong quá trình làm việc.

Tạo động lực, môi trường làm việc hiệu quả

Mọi nhân viên đều có nhu cầu thăng tiến và được công nhận sự đóng góp của mình đối với tổ chức. Vì thế, nhà quản lý cần nắm được những nhu cầu thiết yếu của nhân viên để giúp họ có tinh thần thoải mái trong công việc.

Nhà quản lý nên chú trọng đến việc tạo động lực cho nhân viên. Đó chính là việc thôi thúc, nắm bắt tâm tư tình cảm, khơi dậy những mong muốn của họ để cho họ thấy rằng khi họ cố gắng làm việc thì họ sẽ đạt được những mong muốn của mình.

Một môi trường với bầu không khí thoải mái không chỉ tạo điều kiện cho những nhân viên cũ trong công ty phát triển mà còn thu hút những nhân tố mới đang quan tâm đến việc làm tại doanh nghiệp.

Kết luận

Việc xây dựng và áp dụng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp giảm bớt chi phí vận hành, cải thiện tương tác nội bộ và chất lượng dịch vụ, tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và nuôi dưỡng lòng trung thành của nhân viên. Để thực hiện được mục tiêu này, điều quan trọng là phòng Nhân sự của doanh nghiệp phải được trang bị các công cụ và kỹ năng cần thiết cho những công tác kể trên.

Trên đây là bài viết chia sẻ quy trình quản lý nhân viên của phần mềm bán hàng Nhanh.vn, mong rằng sẽ giúp cho các nhà quản trị thành công và tận dụng được nguồn nhân lực của công ty, hoàn thành mục tiêu đề ra. Nhanh.vn chúc các bạn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất
Hơn 80.000 cửa hàng đã tin dùng
Dùng thử miễn phí

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 3, Số 70 Lữ Gia, Phường 15, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương