Nhanh.vn - Tiết kiệm thời gian

Chốt hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày nhanh chóng, hiệu quả với giải pháp này

21/02/2017

Với những cửa hàng có hàng trăm đơn hàng mỗi ngày, cần nhiều nhân viên gọi điện xác nhận, làm thế nào để công việc này diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, hạn chế nhầm lẫn. Xác nhận đơn hàng không tốt sẽ gây ra tình trạng sót đơn, tỉ lệ chuyển hoàn cao, ngoài ra có thể gây khó chịu cho khách nếu nhân viên phân chia công việc không tốt dẫn đến gọi cho khách nhiều lần.

Một số doanh nghiệp chia danh sách đơn hàng ra file Excel cho từng mỗi nhân viên 1 file để gọi xác nhận, cách này sẽ loại bỏ được việc gọi điện trùng khách. Tuy nhiên file Excel đó có thể bị xóa do vô tình hay cố ý, dẫn đến việc doanh nghiệp mất cả danh sách đơn hàng.

Mặt khác, khi xác nhận đơn hàng xong, muốn in phiếu gửi, doanh nghiệp sẽ lại phải import file Excel đó lên một phần mềm quản lý bán hàng để in, gây mất thời gian.

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn giải quyết được cả 2 vấn đề này:

Xác nhận đơn hàng và in phiếu gửi ngay trên phần mềm.

Nhanh.vn phân chia luồn làm việc cho các bộ phận xử lý đơn hàng online, đảm bảo cho quy trình diễn ra một cách trơn chu và hiệu quả, loại bỏ nhầm lẫn, sai sót. Cụ thể:

 

1. Lọc ra danh sách đơn hàng cần xác nhận:

Danh sách đơn hàng online trên phần mềm bán hàng Nhanh.vn được chia ra thành 6 tab tương ứng với 6 công đoạn xử lý đơn hàng online:

Nhanh.vn phân chia luồng làm việc để xử lý đơn hàng onlineNhanh.vn phân chia luồng làm việc để xử lý đơn hàng online

 

Tất cả những đơn hàng cần xác nhận (trạng thái Mới hoặc Đang xác nhận) được nằm trong tab Xác nhận, nhân viên telesale xác nhận đơn hàng sẽ làm việc tại tab này.

Tab Xác nhận bao gồm tất cả những đơn hàng cần xác nhận của doanh nghiệp (đơn hàng ở trạng thái Mới và Đang xác nhận)Tab Xác nhận bao gồm tất cả những đơn hàng cần xác nhận của doanh nghiệp (đơn hàng ở trạng thái Mới và Đang xác nhận)

 

2. Loại bỏ vấn đề nhiều nhân viên cùng gọi điện xác nhận 1 đơn hàng

Trường hợp có nhiều nhân viên cùng xác nhận, khi nhân viên A click vào một đơn hàng bất kỳ thì đơn hàng đó lập tức đổi từ trạng thái Mới sang Đang xác nhận, nhân viên khác vào nhìn thấy sẽ không xác nhận lại đơn này nữa.

Đơn hàng đang xác nhận sẽ hiển thị thông tin người xác nhận đơn hàng

Đơn hàng đang xác nhận sẽ hiển thị thông tin người xác nhận đơn hàng

Trường hợp có 2 hoặc nhiều nhân viên cùng click vào 1 đơn hàng tại cùng 1 thời điểm, thì hệ thống luôn ghi nhận 1 người click đầu tiên, những người còn lại sẽ thấy đơn hàng ở trạng thái Đang xác nhận.

 

3. Ghi nhận các tình huống xảy ra khi xác nhận đơn hàng

Khi xác nhận đơn hàng, sẽ xảy ra 3 tình huống chính là:

- Không gọi điện được cho khách: Hệ thống vẫn để nguyên trạng thái là Đang xác nhận

- Khách chưa quyết định ngay: Nhân viên chuyển đơn hàng sang trạng thái Chờ khách xác nhận

- Khách đồng ý đặt hàng: Nhân viên chuyển đơn hàng sang trạng thái Đã xác nhận

- Khách không đặt hàng nữa: Nhân viên chuyển trạng thái đơn hàng sang Khách hủy

Với tình huống khách hủy đơn hàng, nhân viên sẽ ghi nhận lại lý do khách hủy tại trường Lý do, bao gồm: Đặt nhầm sản phẩm, Phí vận chuyển cao, Không muốn chuyển khoản...

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn ghi nhận lý do khách hủy đơn hàng

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn ghi nhận lý do khách hủy đơn hàng

Dựa vào những lý do trên, phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một báo cáo về những lý do khách hủy đơn hàng.

Báo cáo Lý do khách hủy đơn hàng

Báo cáo Lý do khách hủy đơn hàng

 

4. Hiển thị tình trạng sản phẩm khi xác nhận đơn hàng

Khi xác nhận, phần mềm bán hàng Nhanh.vn sẽ hiển thị thông báo sản phẩm này đang tồn bao nhiêu, nếu hết hàng sẽ báo hết hàng

Phần mềm Nhanh.vn thông báo tình trạng sản phẩm khi xác nhận đơn hàng

Phần mềm Nhanh.vn thông báo tình trạng sản phẩm khi xác nhận đơn hàng

   

Tất cả những đơn hàng đã xác nhận sẽ được chuyển sang một tab làm việc khác là tab In và đóng gói. Khi xác nhận đơn hàng xong thì hệ thống có 2 tùy chọn là Lưu Lưu in phiếu gửi.

Nếu nhân viên click Lưu: Hệ thông sẽ vẫn giữ trạng thái của đơn hàng là Đã xác nhận

Nếu nhân viên click Lưu và In: Hệ thống chuyển trạng thái đơn hàng sang Đang đóng gói

Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ tình trạng in nhiều phiếu gửi cho cùng một đơn hàng.

 

Trên đây là toàn bộ quy trình xác nhận đơn hàng trên phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn. Với quy trình này, việc phân chia xác nhận đơn hàng của doanh nghiệp sẽ trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn, loại bỏ hoàn toàn việc xác nhận trùng đơn cũng như nhầm lẫn và sai sót trong quá trình xác nhận.

 

 

HÃY ĐỂ NHANH.VN ĐỒNG HÀNH CÙNG BẠN

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

XEM THÊM CÁC TÍNH NĂNG THÚ VỊ CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG NHANH.VN

 

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

Địa chỉ:

Hà Nội [Xem bản đồ]

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Hồ Chí Minh [Xem bản đồ]

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Đà Nẵng [Xem bản đồ]

Tầng 2, Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Bắc, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tổng đài hỗ trợ

19002812 (Hỗ trợ chung)

032.992.9355 (Hỗ trợ kỹ thuật)

091.442.9900 (Hỗ trợ vận chuyển)

098.983.4491 (Tiếp nhận thông tin)

contact@nhanh.vn

Công ty cổ phần VNP Group

Địa chỉ: Số 102 Thái Thịnh, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Số Giấy CNĐKDN: 0102015284, cấp ngày 21/06/2012

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Lĩnh vực kinh doanh: Phần mềm quản lý bán hàng và thiết kế website, và cổng vận chuyển

Địa chỉ tên miền: Nhanh.vn

Tên người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương


Tài khoản ngân hàng số: 0011001813907

Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) - Sở giao dịch

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần VNP Group

Tài liệu cho developer

API Documentation

Kết nối với Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App