Cách lập sổ chi tiết quản lý hàng hóa khi download phần mềm bán hàng miễn phí bằng excel đơn giản

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện. Đặc biệt, Excel là một phần mềm không thể thiếu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay để quản lý bán hàng cũng như quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất và tối đa hóa lợi nhuận.

Trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về cách download phần mềm bán hàng miễn phí bằng excel.

Giao diện quản lý hàng hóa của Excel

Các bạn có thể tài link file excel quản lý bán hàng TẠI ĐÂY

- Danh mục hàng hóa 

Danh mục hàng hóa là cái đầu tư và vô cùng quan trọng khi mới bắt đầu quản lý bán hàng bằng Excel

Nó cũng là danh mục chứa tất cả thông tin về tên và thông tin cơ bản của sản phẩm được đem bán

Trong danh mục hàng hóa tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp quản lý, nhưng trogn file này cơ bản phải có:

+ Mã hàng

+ Tên hàng

+ Đơn vị tính

Ngoài ra, ta còn có thể quản lý thêm các thông tin của hàng hóa: Số tồn khi bắt đầu sử dụng phần mềm, Thuộc kho hàng nào, kích thước, màu,…

- Số lượng hàng hóa được nhập và xuất

Doanh nghiệp cần có những dữ liệu chuẩn và chính xác, cập nhật đầy đủ thông tin nhưng phải trình bày một cách đơn giản và dễ thao tác để quản lý mọi giao dịch phát sinh bán hàng một cách tốt nhất

Ngày hôm nay nhập/ xuất những mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, đơn giá từng mặt hàng, tên nhà cung cấp, người giao, nhận hàng,…

- Các hàm excel dùng trong file excel quản lý kho

Các hàm excel giúp bạn tìm kiếm thông tin hàng hóa và tổng hợp dữ liệu khi quản lý kho trên excel, tiêu biểu như:

+ Hàm if

+ Countif

+ Sumif

+ subtotal

+ Vlookup

Các dạnh mục cần thiết trong Excel để quản lý bán hàng

Xem thêm: Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel

Tại cột Danh mục hàng hóa, bạn dùng hàm VLOOKUP tìm các mã hàng về từ DMTK

=VLOOKVUP(DMTK!$A40;DMTK!$A$40:$B$50;1;0) (A40: Dòng mã hàng đầu tiền)

Đặt List tại ô Mã vật tư, hàng hóa: Chọn Data =>Validation =>Setting => tại mục Allow chọn List => tại mục Source bạn click chuột vào ô sau đó chọn vùng DMHH vừa tạo => Ok.

Tại ô tên vật tư, hàng hóa, ô ĐVT bạn dùng VLOOKUP tìm tên hàng hóa về từ DMTK.

Tạo bảng báo cáo, gồm 2 ô:

+ Tháng báo cáo: Nhập số tháng cần theo dõi, cần in.

+ Nối tháng và mã hàng hóa (mã hàng tại ô mã vật tư hàng hóa):=L4”;”&C5

Ô nối này dùng để tính ra số dư đầu kỳ của các mã hàng

Tính số dư đầu ký của các mã hàng, gồm số lượng tồn đầu kỳ, và thánh tiền tồn đầu kỳ.

+ Số lượng tồn đầu kỳ: Tại cột số lượng tồn, dòng số dư đầu kỳ bạn dùng SUMIF

=SUMIF(NXT!$N$9:$N$96;’SO CHI TIET VT HH’!$M4;NXT!$D$9:$D$96)

Trong đó:

NXT!$N$9:$N$96: là cột Nối tháng và mã hàng hóa trên NXT, dãy này kéo dài tới tất cả các tháng

‘SO CHI TIET VT HH’$M4: là ô Nối tháng và mã hàng hóa (trong bảng báo cáo của Sổ chi tiết hàng hóa.

NXT!$D$9:$D$96: cột Số lượng tồn đầu kỳ trên NXT, dãy này kéo dài tới tất cả các tháng

Đặt công thức cho các cột trong bảng tính:

+ Cột số hiệu: =IF($C$5=’NHAP LIEU’!$F11;’NHAP LIEU”!B11;””)

Trong đó:

$C$5: ô mã vật tư, hàng hóa

‘NHAP LIEU’!$F11: Cột TK Nợ/Có trên BNL

‘NHAP LIEU’!B11: Cột số hiệu chứng từ trên BNL

“”: khoảng trắng:2 dấu ngoặc kép.

Bạn đặt công thức tương tự như trên cho các cột Ngày tháng, Diễn giái (Tham số 1, tham số 2 và 4 dữ nguyên, chỉ khác tham số 3 là cột bạn muốn lấy về)

+ Cột số lượng nhập: =IF($C$5=’NHAP LIEU’!F11;’NHAP LIEU’!H11;0)

Cách giải thích tương tự như trên chỉ khác tham số cuối cùng là 0

Bạn đặt công thức tương tự như cột Số lượng nhập cho các cột: Thành tiền nhập, Số lượng xuất, Thành tiền Xuất.

+ Cột đơn giá nhập: =IF(E14+F14=0;””;F14/E14) (E: cột số lượng nhập; F: cột thành tiền nhập)

+ Cột đơn giá xuất: =IF(H15+I15=0;””;I15/H15) (H: cột S.lượng xuất; I: cột thành tiền xuất)

Tính tồn sau mỗi ngày:

Tồn sau mỗi ngày = Dư đầu kỳ + Tổng nhập - Tổng xuất (tính đến ngày đó)

+ Cột số lượng tồn: = $J$12+SUBTOTAL(9;E$14:E14)-SUBTOTAL(9;H$14:H14)

+ Cột thành tiền tồn: = $K$12+SUBTOTAL(9;E$14:F14)-SUBTOTAL(9;I$14:I14)

+ Cột in sổ theo tháng: =IF(B14=””;””’;MONTH(B14)) (B: cột ngày tháng)

Dùng hàm SUBTOTAL tính tổng tại dòng tổng cộng

Tính số dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + Tổng nhập - Tổng xuất

Bước 8: Tìm danh mục ngày tháng

Tìm về Ngày …tháng … năm ….

Ô “Tháng … năm …” = VLOOKUP($L$4;’DM NGAY THANG’!$A$4:$C$15;2;0)

Ô “Hà Nội, ngày … tháng …năm …” phía dưới cùng của sổ

=VLOOKUP($L$4;’DM NGAY THANG’!$A$4:$C$15;3;0)

Trong đó: $L$4: ô tháng báo cáo trong bảng báo cáo

’DM NGAY THANG’!$A$4:$C$15: Danh mục ngày tháng

Như vậy, trên đây là cách tải phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel đơn giản.

Bên cạnh phương pháp truyền thống và tồn tại nhiều rủi ro như Excel thì doanh nghiệp hiện nay dần chuyển sang các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp nhiều tính năng đi kèm khác vô cùng tối ưu. Nếu doanh nghiệp đang có quan tâm và muốn đầu tư vào phương pháp quản lý hoạt động hiệu quả hơn thì hiện nay Nhanh.vn đang cung cấp những sản phẩm, dịch vụ quản lý bán hàng đa kênh, bán hàng trên các trang thương mại điện tử, cổng vận chuyển, thu tiền hộ với giá vô cùng ưu đãi.

Cuối cùng, Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!