TIN TỨC
Danh mục
Bài viết mới nhất

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

2019-12-29

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã thực sự bắt đầu, thể hiện rõ nét nhất sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, kinh tế số, công nghệ thông tin và internet, sự tích hợp của nhiều công nghệ hiện đại trong nhiều lĩnh vực vật lý, hóa học, sinh học với công nghệ thông tin giữ vai trò chi phối và là trung tâm kết nối, hóa đơn điện tử đã ra đời và dần dần phát triển mạnh mẽ ở nhiều quốc gia thay thế hóa đơn giấy truyền thống.

Những năm gần đây hóa đơn điện tử được xem là một trong những trợ thủ đắc lực của các doanh nghiệp. Tuy vậy, với sự phát triển tự nhiên vốn có của nó, hóa đơn điện tử chưa được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam bất chấp hình thức hóa đơn này có rất nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy truyền thống.

Vì thế trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về hình thức hóa đơn điện tử mới này và cách đăng ký sử dụng.  

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có sự tối ưu hơn hóa đơn giấy truyền thống

Hóa đơn điện tử bao gồm :

- Hóa đơn xuất khẩu

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Hóa đơn bán hàng

- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

- Không mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn.

- Giảm chi phí in hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn… so với sử dụng hoá đơn giấy, từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của hóa đơn điện tử là quá trình xử lý nhanh, thông tin trên hóa đơn điện tử được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ;

- Việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho Khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển.

- Giảm rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan…

Xem thêm: Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo yêu cầu sau

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng trên mạng

- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

4. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Quá trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu

- Hóa đơn mẫu

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Như vậy, trên đây là những điều cần biết về hóa đơn điện tử và cách đăng ký sử dụng cho daonh nghiệp đang quan tâm

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp đang quan tâm về các phương pháp quản lý doanh nghiệp thì hiện nay, Nhanh.vn đang cung cấp những phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng trên Facebook, bán hàng trên các trang thương mại điện tử,...

Cuối cùng, Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất
Hơn 80.000 cửa hàng đã tin dùng
Dùng thử miễn phí

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 3, Số 70 Lữ Gia, Phường 15, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến