Bật mí về cách dự báo nhập hàng chính xác nhất cho doanh nghiệp

2021-03-12

Trong các đợt nhập hàng, doanh nghiệp hay cửa hàng của bạn luôn phải tính toán xem nên nhập số lượng sản phẩm sao cho hợp lý, để vừa đảm bảo số lượng hàng bán ra mỗi ngày, tránh tình trạng cháy hàng mà cũng không bị lưu kho quá nhiều. Không chỉ chuẩn bị theo một kế hoạch sẵn và trình tự mà bạn còn cần dự đoán chính xác. Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ bật mí chi tiết về việc dự báo nhập hàng, và tại sao việc dự báo lại cần thiết đến vậy.

1. Dự báo nhập hàng là gì

Dự báo nhập hàng là sử dụng phương pháp định tính hay định lượng để đánh giá mức độ tiêu thụ sản phẩm trong thời gian sắp tới. Theo sự đánh giá này, người quản lý sẽ lên kế hoạch và dự kiến thời gian nhập hàng nhằm tránh tình trạng nhập hàng ồ ạt dễ dẫn đến rủi ro ế hàng hay tồn đọng vốn lớn.

Việc dự báo kịp thời, chính xác thời điểm nhập hàng, số lượng hàng cần nhập như “một mũi tên trúng hai đích”. Vừa đáp ứng được thị hiếu của khách hàng, vừa giúp doanh nghiệp tránh ế hàng, tồn đọng vốn.

Hoạt động này ảnh hưởng tới mọi quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn, việc dự báo hàng nhập một cách chính xác cho phép bạn biết được khi nào là thời điểm tốt nhất để nhập hàng mới, số lượng bao nhiêu, hay cần tính toán dự trù kinh phí trước như thế nào. 

Dự báo hàng nhập để quản trị doanh nghiệp tốt hơn

Dự báo hàng nhập để quản trị doanh nghiệp tốt hơn 

2. Tầm quan trọng của việc dự báo nhập hàng        

Dự báo hoạt động nhập hàng là một bước thiết yếu trong việc đưa ra quyết định sáng suốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và cửa hàng của bạn. Bằng việc căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh, hàng nhập-tồn của đợt trước đó của bạn, bạn sẽ đưa ra được những quyết định dựa trên dữ liệu đối với hàng tồn kho, điều động nhân sự, mở rộng chi nhánh,...

Tầm quan trọng của việc dự báo kế hoạch nhập hàng chính xác trong tương lai được biểu hiện rõ, gồm:

  • Nhanh chóng thích ứng biến động của thị trường: do sự biến động liên tục của thị trường, để giữ vị thế của mình trên thị trường thì doanh nghiệp cần thích ứng nhanh chóng, luôn mang đến kịp thời cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt.
  • Tối ưu hàng tồn, đáp ứng nhu cầu khách hàng: nếu để dư thừa quá nhiều hàng tồn sẽ ảnh hưởng đến chi phí hoạt động kinh doanh cũng như doanh thu vì hàng tồn kho vẫn là tài sản của doanh nghiệp, việc tối ưu hóa lượng hàng tồn là điều cần thiết.
  • Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp: việc dự đoán được việc xuất nhập hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp hay cửa hàng của bạn lên kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp về số lượng, thuê nhân sự bốc dỡ, tính toán chi phí vận tải.

Dự báo nhập hàng có vai trò rất quan trọng

Dự báo nhập hàng có vai trò rất quan trọng 

3. Dự đoán nhập hàng - Công việc suy luận đòi hỏi tư duy logic

Để đưa ra được dự đoán nhập hàng, bạn cần sử dụng phương pháp định tính và định lượng. Cụ thể phương pháp định tính chủ yếu dựa trên việc so sánh, đánh giá sản phẩm (dựa trên tham khảo ý kiến khách hàng, sử dụng phương pháp so sánh dựa trên lịch sử nhập hàng thời gian trước, dự đoán bằng việc so sánh các sản phẩm tương tự đã bán trong quá khứ hoặc là tìm hiểu xu hướng thông qua các kênh thông tin đại chúng…). Ngược lại, phương pháp định lượng được thực hiện chủ yếu theo phương pháp ngoại suy các hoạt động theo thời gian bằng cách sử dụng các dữ liệu về việc tiêu thụ sản phẩm đã xảy ra trong quá khứ (số lượng hàng hóa bán ra vào từng thời điểm (mùa, tháng, ngày), số lượng tồn kho…)

Trước khi dự đoán nhập hàng, người quản lý luôn cần bắt đầu bằng việc phân tích dữ liệu qua 2 hoạt động: 

3.1 Kiểm kê hàng tồn kho theo thời gian thực

Kế hoạch xuất nhập hàng tồn kho cần được xây dựng dựa trên việc kiểm kê hàng tồn kho theo thời gian thực. Khi lượng hàng tồn trong kho sắp hết đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần nhập thêm hàng để cung ứng cho hoạt động bán hàng. Vì vậy bạn cần cập nhật lượng hàng hiện tại của toàn bộ doanh nghiệp và cửa hàng để lên kế hoạch về việc nhập sản phẩm phù hợp. 

3.2 Dự trù các biến động trong tương lai

Các biến động trong tương lai như sự thay đổi của nhà cung cấp, biến đổi thị trường hoặc hoạt động bán hàng theo thời vụ khác nhau cũng tác động rất nhiều tới kế hoạch quản lý hàng tồn. 

Những vụ mùa cao điểm để hàng trong năm? Những thay đổi của thị trường trong tương lai gần là gì? Hoặc những phát sinh có thể xảy ra về nhà cung cấp sản phẩm của bạn? Những yếu tố này sẽ khiến bạn cần tính toán sao cho phù hợp với tình hình nhu cầu thị trường về hàng hóa cũng như điều kiện thực tế của doanh nghiệp bạn có thể bảo đảm được. 

Tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho để lập kế hoạch nhập hàng

Tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho để lập kế hoạch nhập hàng

4. Sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng để dự báo chính xác

Đến đợt nhập hàng mới, bạn muốn tính toán xem nên nhập sản phẩm với số lượng bao nhiêu cho hợp lý, để kịp thời dự trữ số lượng hàng tồn, tránh tình trạng hết hàng. Nếu tính toán bằng tay hay Excel sẽ mất rất nhiều thời gian, trong khi sử dụng tính năng Dự báo nhập hàng thì chỉ cần nhập thông tin là đã có một bảng dự báo chính xác. 

Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn được coi là một trong những phần mềm quản lý được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng nhất hiện nay.

Dự báo nhập hàng chính xác với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Dự báo nhập hàng chính xác với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

4.1 Lợi ích của việc sử dụng tính năng dự báo nhập hàng

Phần mền quản lý bán hàng Nhanh.vn không chỉ giúp bạn quản lý các đơn hàng, số lượng hàng tồn một cách chính xác nhất mà còn giúp bạn dự báo số lượng sản phẩm cần nhập cho doanh nghiệp của mình sao cho phù hợp với số lượng tồn thực tế.

Với Nhanh.vn, bạn sẽ không cần mất công tính toán bằng tay hay excel. Chỉ vài thao tác đơn giản, bạn sẽ có ngay: Bảng số liệu bao gồm tổng số lượng bán gần nhất, các sản phẩm bán chạy liên tục trong một khoảng thời gian dài, dự báo số lượng sản phẩm cần nhập, và nhiều hơn thế nữa.

4.2 Hướng dẫn sử dụng tính năng dự báo nhập hàng của Nhanh.vn

Để dự báo số lượng sản phẩm cần nhập, bạn truy cập vào mục Kho hàng, chọn Dự báo số lượng sản phẩm cần nhập.

truy cập vào mục Kho hàng, chọn Dự báo số lượng sản phẩm cần nhập

Để tính số lượng sản phẩm cần nhập thêm, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

  • Bước 1: Nhập thông tin cần thiết

Các thông tin cần thiết bao gồm những mục dưới đây:

- Cửa hàng cần dự báo: Chọn kho hàng/cửa hàng mà bạn đang cần tính toán số lượng sản phẩm cần nhập thêm

- Cửa hàng so sánh: Hệ thống sẽ tự hiển thị số lượng sản phẩm ở kho hàng/cửa hàng cần so sánh

- Danh mục sản phẩm: Bạn cần lựa chọn danh mục sản phẩm cần dự báo số lượng nhập thêm

- Số ngày để tính lượng bán trung bình/ngày: Tại mục này, bạn hãy lựa chọ số ngày trở về trước hoặc chọn một khoảng thời gian cụ thể (từ ngày A đến ngày B)mà bạn muốn tính lượng bán trung bình/ngày.

- Nhập hàng bán trong mấy ngày: Số ngày mà bạn dự tính sẽ bán sản phẩm đó hoặc số ngày bạn sẽ nhập hàng

- Tồn tối thiểu của mỗi sản phẩm: Nhập số tồn tối thiểu của sản phẩm mà bạn mong muốn.

- Tên sản phẩm: Bạn có thể nhập tên mô tả sản phẩm nếu bạn không muốn dự báo theo danh mục sản phẩm

  • Bước 2: Tính số lượng hàng cần nhập

Để tính lượng hàng cần nhập, đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn Tính số lượng cần nhập. Sau đó sử dụng công thức tính:

Số lượng bán trung bình ngày = Tổng bán trong khoảng ngày / Số ngày trong khoảng

Số lượng bán dự tính sắp tới = Số lượng bán trung bình ngày * Số ngày sắp tới

Số lượng hàng cần nhập = Số lượng bán dự tính sắp tới - Số tồn có thể bán hiện tại + Số tồn tối thiểu.

Sau khi hệ thống tính xong số lượng sản phẩm doanh nghiệp cần nhập thêm, bạn hãy tiến hành xuất file excel để thêm đề xuất nhập bổ sung, giảm thiểu tối đa tình trạng hết hàng tại cửa hàng của bạn.

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn giúp bạn giải quyết mọi vấn đề quản lý kinh doanh

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn giúp bạn giải quyết mọi vấn đề quản lý kinh doanh

Trên đây là những thông tin hữu ích mà Nhanh.vn muốn bật mí với bạn về hoạt động dự báo nhập hàng chính xác cho doanh nghiệp và cửa hàng của bạn. Không chỉ riêng về hoạt động dự báo hàng hóa mà, nếu bạn có thể tính toán trước được mọi lợi ích sẽ đem lại thì nhất định sẽ thành công lớn. Chúc các bạn thành công! 

Xem thêm: Tổng hợp nguồn hàng giá tốt cho chủ shop kinh doanh

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương