Nhanh.vn - Tiết kiệm thời gian

5 sai lầm phổ biến trong quy trình xử lý đơn hàng của doanh nghiệp Việt

15/06/2019

Một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chính là quy trình xử lí đơn hàng của mình với các câu hỏi thường gặp như: Làm sau để đẩy nhanh tiến độ xử lí đơn hàng, hay làm thế nào để tránh tình trạng nhầm lẫn đơn hàng,…Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt thường hay mắc phải 5 sai lầm dưới đây trong quá trình xử lí đơn hàng. Hãy tham khảo ngay để tránh mắc phải những sai lầm này nhé.

1. Thế nào là quy trình xử lý đơn hàng?

5_sai_lam_pho_bien_trong_quy_trinh_xu_li_don_hang_cua_doanh_nghiep_viet_2

Trước hết, bạn cần hiểu thế nào là quản lí đơn hàng. Quản lí đơn hàng là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung, đặc biệt là các chủ cửa hàng nói riêng. Quản lí đơn hàng thực hiện chức năng theo dõi thông tin đơn hàng, lên kế hoạch thực hiện đóng gói và giao hàng cũng như đảm bảo tiến độ của đơn hàng đến tay khách hàng.

Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm những công việc sau:

- Tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng

- Đóng gói hàng hóa dựa trên thông tin đơn hàng

- Tiến hành giao hàng cho khách hàng

- Theo dõi trạng thái của đơn hàng và báo cáo với chủ cửa hàng nếu tiến độ đơn hàng gặp vấn đề​

Tuy nhiên, không phải lúc nào quy trình này cũng diễn ra một cách trơn tru.

2. 5 sai lầm phổ biến trong quy trình xử lý đơn hàng

Hiện nay, quy trình quản lý đơn hàng tại nhiều cửa hàng vẫn tồn tại nhiều vấn đề. Nó gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh, đồng thời đem lại sự khó chịu cho khách hàng. Dưới đây là 5 sai lầm thường gặp trong công tác quản lý đơn hàng. Nhanh.vn sau bài viết này, các chủ cửa hàng có thể tránh được những tình huống xấu trong việc kinh doanh của doanh nghiệp mình

1. Không lọc kĩ đơn hàng

Một tín hiệu vui cho các chủ cửa hàng đó là, khi đơn hàng của bạn ngày càng nhiều hơn, điều đó chứng tỏ doanh nghiệp của bạn đang trên đà phát triển. Tuy nhiên, khi xử lí nhiều đơn hàng cùng một lúc với mức độ khó khăn và phức tạp hơn, nếu nhân viên không lọc kĩ đơn hàng, việc đóng gói và vận chuyển sẽ gặp nhiều khó khăn. Khách hàng có thể phải nhận hàng muộn, nhận sai hàng và điều này (nếu xảy ra nhiều) sẽ là ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của cửa hàng.

Do đó, nhân viên quản lý đơn hàng cần phải tiến hành sàng lọc các đơn theo những đầu mục khác nhau như: đơn chuyển phát nhanh, đơn trên sàn giao dịch, đơn đã thanh toán,…. Điều này sẽ giúp đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng cùng một lúc mà không bỏ sót bất cứ đơn đặt hàng nào.

2. Lơ là trong quản lý lượng hàng tồn kho

5_sai_lam_pho_bien_trong_quy_trinh_xu_li_don_hang_cua_doanh_nghiep_viet_1

Số lượng hàng tồn kho có vai trò quyết định đơn hàng có được thực hiện theo đúng tiến độ hay không. Nếu không theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, bạn sẽ mất thời gian trong việc đối soát xem liệu lượng hàng còn lại có đủ đáp ứng cho đơn hàng hay không. Nếu gặp tình trạng thiếu hàng sau khi đã chốt đơn với khách, tình trạng giao muộn, thậm chí là không có hàng để giao sẽ diễn ra.

3. Bỏ qua việc gắn mã theo dõi

Nhiều trường hợp bị thất lạc đơn hàng mà không rõ lí do. Do đó, bạn nên sử dụng mã theo dõi để kiểm tra đơn hàng của mình mà không cần tốn thời gian liên hệ với đối tác giao nhận. Điều này giúp chủ cửa hàng chủ động hơn trong việc quản lý đồng thời tránh nhiều trường hợp xấu xảy ra khi giao hàng.

4.Bỏ quên quy tắc "nhập trước - xuất trước"

Trong kinh doanh, quy tắc “Nhập trước -  xuất trước” là quy tắc bắt buộc khi ghi nhận thông tin về các đơn hàng. Tuy nhiên ở một số cửa hàng nhỏ chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp, việc bỏ sót các đơn đặt hàng cũ là điều thường xuyên xảy ra. Sai sót này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến quy trình quản lý của cửa hàng nói riêng và công việc kinh doanh của doanh nghiệp nói chung.

5. Chưa tự động hóa quy trình quản lí đơn hàng

Nguyên nhân có thể lí giải cho 4 sai lầm trên chính là việc cửa hàng của bạn chưa có một hệ thống quản lí tự động hóa. Việc tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng sẽ giúp chủ cửa hàng loại bỏ hoàn toàn những hạn chế trong quy trình quản lý đơn hàng thủ công. Một trong số những phần mềm quản lý đơn hàng đang được nhiều người sử dụng hiện nay nay nhất là Nhanh.vn

Các phần mềm sẽ hỗ trợ trong việc quản lý thông tin với các đơn hàng được sắp xếp theo từng danh mục, nhóm hàng ,mã đặt hàng, thời gian, giá trị đơn hàng,.. Công cụ này không chỉ giúp bạn quản lý cửa hàng sát sao hơn mà còn dễ dàng trong việc xử lý các đơn hàng online nhanh chóng và chính xác nhất có thể

Có thể nói, quản lý đơn hàng hiệu quả là một trong yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Hãy cố gắng hạn chế tối đa 5 sai lầm này để thực hiện công việc quản lí đơn hàng một cách tốt nhất có thể. Chúc các bạn thành công!

Tìm hiểu hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng với Nhanh >> tại đây <<

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

Địa chỉ:

Hà Nội [Xem bản đồ]

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Hồ Chí Minh [Xem bản đồ]

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Đà Nẵng [Xem bản đồ]

Số 461 đường Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng

Tổng đài hỗ trợ

19002812 (Hỗ trợ chung)

032.992.9355 (Hỗ trợ kỹ thuật)

091.442.9900 (Hỗ trợ vận chuyển)

098.983.4491 (Tiếp nhận thông tin)

contact@nhanh.vn

Công ty cổ phần VNP Group

Địa chỉ: Số 102 Thái Thịnh, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Số Giấy CNĐKDN: 0102015284, cấp ngày 21/06/2012

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Lĩnh vực kinh doanh: Phần mềm quản lý bán hàng và thiết kế website, và cổng vận chuyển

Địa chỉ tên miền: Nhanh.vn

Tên người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương


Tài khoản ngân hàng số: 0011001813907

Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) - Sở giao dịch

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần VNP Group

Tài liệu cho developer

API Documentation

Kết nối với Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App
Hỗ trợ trực tuyến