10 cách quản lý nhân viên từ xa, không cần ra cửa hàng!

05/09/2017

Nhân viên có vai trò rất quan trọng, là bộ mặt của cửa hàng, trực tiếp giao dịch với khách, mang tiền về cho cửa hàng. Tuy nhiên bạn không thể có mặt thường xuyên tại cửa hàng để quản lý nhân viên, với các chuỗi cửa hàng thì điều này lại càng không thể.

Một phần mềm bán hàng tốt không chỉ giúp bạn quản lý sản phẩm, doanh thu lợi nhuận... mà còn giúp bạn quản lý từ xa mọi hoạt động bán hàng của nhân viên, một cách dễ dàng.

1. Phân quyền cho nhân viên

Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản riêng và được phân chia những quyền riêng phù hợp với vị trị công việc của mình. Ví dụ nhân viên thu ngân sẽ chỉ xem được giá bán lẻ mà không xem được giá nhập và giá buôn của sản phẩm, nhân viên kế toán sẽ xem được các giao dịch thu chi, cửa hàng trưởng sẽ chỉ xem được số liệu của cửa hàng mình quản lý mà không xem được cửa hàng khác.
Việc phân quyền rõ ràng như vậy vừa giúp bảo mật thông tin, vừa giúp nhân viên thao tác trên phần mềm dễ dàng hơn và tập trung hơn vào công việc của mình.

quan_ly_nhan_vien_ban_hang_2

Phân quyền cho nhân viên

2. Ghi nhận tao tác của nhân viên trên từng giao dịch

Với mỗi giao dịch mua, bán, xuất nhập kho, phần mềm đều ghi nhận tên của nhân viên thao tác. Đến cuối tháng chủ cửa hàng chỉ cần lọc ra tất cả các giao dịch của một nhân viên cụ thể, hoặc xem báo cáo doanh thu theo nhân viên để đánh giá hiệu quả làm việc và tính lương của nhân viên đó.

quan_ly_nhan_vien_ban_hang_3

Luôn luôn ghi nhận thao tác của nhân viên qua từng giao dịch

3. Hạn chế tối đa nhân viên gian lận

Gian lận là điều khó tránh khỏi, chủ cửa hàng cần hạn chế tối đa việc này. Áp dụng phần mềm để quản lý hoạt động của nhân viên sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ từng thao tác của nhân viên, như lịch sử sửa, xóa hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, hay chi tiết hơn là hóa đơn đó đã được in mấy lần, bởi ai, vào thời điểm nào..

Ưu điểm vượt trội hơn cả là bạn có thể làm tất cả những điều trên ở bất cứ nơi đâu, không cần phải ở cửa hàng cả ngày để giám sát nhân viên của mình. Với phần mềm quản lý bán hàng áp dụng công nghệ điện toán đám mây, bạn chỉ cần có một chiếc máy tính kết nối mạng internet là có thể nắm bắt tình hình bán hàng tại một hay nhiều cửa hàng, kiểm soát hoạt động của một hay nhiều nhân viên một cách dễ dàng và cụ thể. Bên cạnh đó việc giám sát từ xa cũng làm cho nhân viên thấy thoải mái hơn khi làm việc, kích thích sự sáng tạo và nâng cao năng suất lao động.

4. Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Quản lý nhân viên từ xa

Thiết lập mục tiêu công việc

Quản lý từ xa cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc, hay các đầu việc cụ thể. Mục tiêu đề ra cần phải rõ ràng, và DN cần phải trao đổi thường xuyên với nhân viên về cách để đạt được mục tiêu. Lịch trình các cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, và hướng tới kết quả cuối cùng.

5. Tận dụng tối đa công nghệ

Thành công của chính sách làm việc từ xa phụ thuộc vào việc nhân viên có các thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng…), kết nối internet cần thiết và có sử dụng chúng thành thạo không. Các ứng dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây sẽ cho phép nhân viên và người quản lý truy cập dữ liệu hoặc in ấn, theo dõi và báo cáo thông qua các ứng dụng từ xa. Thường xuyên hội đàm qua video cũng giúp các nhóm làm việc trở nên gắn kết hơn.

6. Cung cấp các công cụ làm việc thích hợp

Công cụ hỗ trợ quản lý nhân viên

Cung cấp những công cụ làm việc phù hợp

Những nhân viên làm việc từ xa thường gặp vấn đề khi làm việc ở nhà vì bị làm phiền, thiếu thiết bị văn phòng hoặc không gian họp bị hạn chế. Doanh nghiệp có thể tạo điều kiện để nhân viên tiếp cận với không gian làm việc chuyên nghiệp, gần nhà hoặc giảm thời gian di chuyển, nhờ đó giúp họ tăng khả năng tập trung và năng suất khi làm việc từ xa.

7. Hãy công khai về những quy định mới

Các chính sách làm việc mới cũng đồng nghĩa với việc phải sửa đổi hợp đồng để đưa ra các phạm vi với cả nhân viên và người quản lý. Nhân viên cần phải hiểu rõ không chỉ các mục tiêu đặt ra cho họ, mà còn phải hiểu rõ định nghĩa thế nào là ‘thành công’ và ‘thất bại’. Doanh nghiệp cũng nên đưa ra những khuôn khổ kỷ luật, giúp nhân viên hiểu rõ những giới hạn và trách nhiệm của họ khi làm việc từ xa. Các chính sách khen thưởng và xử phạt cũng cần đặt ra thật rõ ràng.

Xem thêm: 5 bí kíp quản lý nhân viên bán hàng khiến không bao giờ nhân viên bỏ mình mà đi

8. Xem trọng giao tiếp

Với sự phát triển của công nghệ, giờ chúng có thể dễ dàng thiết lập một cuộc họp trực tuyến – chỉ cần đường link video và các thiết bị hội đàm. Trên thực tế, việc tổ chức một cuộc họp qua video còn đơn giản hơn là sắp xếp một cuộc họp trực tiếp. Bạn hãy đảm bảo sự tham gia tích cực của mọi thành viên – vì với các cuộc họp trực tuyến, rất dễ để một số người trở nên “vô hình”.

Giao tiếp trong quản lý nhân viên từ xa

Giao tiếp là vô cùng quan trọng

Những nhân viên làm việc từ xa cũng cần phải cảm thấy sự phát triển của mình được DN xem xét một cách nghiêm túc, vì vậy các buổi họp định kì để thảo luận về tiến độ và hiệu suất công việc là vô cùng cần thiết.

9. Xác định đúng người – đúng việc

Việc đầu tiên của việc lên kế hoạch và quản lý các nhân viên làm việc từ xa là quyết định nhân viên có đủ khả năng kèm tính chất công việc có thể thực hiện từ xa. Sẽ có những nhân viên phù hợp với việc thực hiện công việc tại bất cứ đâu ngoài văn phòng. Theo các phân tích từ Gallup, hơn một nửa (khoảng 55%) số công việc tại Mỹ  khoảng 55% phù hợp làm tại bất cứ đâu. Cũng sẽ có những nhân viên cảm thấy phù hợp với việc có mặt tại văn phòng mỗi ngày hơn là có thể linh động làm việc tại nhiều nơi khác. Trong báo cáo Best Practices for Managing Teleworkers: Changing Attitudes, Changing Ways đến từ công ty Frost & Sullivan có một thực tế rằng nhiều người lao động không cảm thấy đủ tin tưởng về hiệu quả công việc khi làm việc tại nhà hay bất cứ đâu ngoài văn phòng.

10. Xây dựng chương trình hiệu quả

Xác lập chương trình làm việc

Xây dựng chương trình làm việc thông minh

Khi đã có quyết định cho sự phát triển của phương thức làm việc từ xa, các nhà quản trị nhân sự cần ghi nhớ và thực hiện những điều sau đây:

Thống nhất cùng nhau

Để có thể đạt được những hiệu quả như mong đợi, khi xây dựng một đội ngũ nhân lực làm việc từ xa cần thiết sự thống nhất về quyền lợi cũng như nghĩa vụ giữa những người lao động và doanh nghiệp.

Làm việc nhóm

Khi phải quản lý một hệ thống nhân viên làm việc từ xa, các nhà quản trị nhân sự cần xây dựng một nhóm làm việc từ xa có sự kết hợp hỗ trợ giữa các thành viên. Phát triển một lộ trình làm việc cho cả nhóm và đòi hỏi sự thống nhất về thời gian cũng như tiến độ công việc.

Dịch vụ khách hàng

Nếu các thành viên trong nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng ở bên ngoài hãy chắc chắn rằng yêu cầu sự minh bạch và hỗ trợ kịp thời cho khách hàng.

Tất cả những tính năng quản lý nhân viên kể trên đều có trên phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến